Một xu thế kinh doanh khác đang phát triển trong những năm gần đây là sự bùng phát của tin nhắn nhanh (Instant Message – IM). Một bài báo trên tờ Time đã chỉ ra rằng, công nghệ này không còn là “lãnh địa riêng của giới thanh thiếu niên ưa buôn dưa lê” mà giờ đây, nó đang giúp các công ty thu lời từ việc “đạt được năng suất mới và cải thiện thời gian phản hồi khách hàng”. Một nhà quản lý sản phẩm cấp cao của IBM đã tự hào nói rằng: “Mỗi ngày chúng tôi gửi 2,5 triệu tin nhắn phản hồi ngay chỉ trong phạm vi IBM.”
Một trong những người mới gia nhập thành công vào không gian IM kinh doanh gần đây là Hall, một công ty khởi nghiệp ở Thung lũng Silicon đã giúp nhân viên tiến xa hơn trong việc trò chuyện đơn thuần và đi sâu vào “hợp tác thời gian thực”. Một nhân viên phát triển người San Francisco mà tôi quen đã mô tả với tôi rằng, cảm giác giống như thể làm việc tại một công ty sử dụng Hall vậy. Anh giải thích, những nhân viên “hiệu suất cao” nhất đều cài đặt trình chỉnh sửa văn bản để mỗi khi có câu hỏi hay bình luận mới được đăng lên tài khoản Hall của công ty sẽ có một thông báo được hiển thị ngay lập tức trên màn hình. Khi đó, chỉ bằng một chuỗi các tổ hợp phím chuyên dụng, họ có thể đi ngay tới Hall, gõ ý tưởng, rồi lại nhanh chóng quay trở về với việc viết mã mà gần như không bị gián đoạn công việc. Anh bạn tôi có vẻ bị ấn tượng mạnh khi mô tả tốc độ của họ.
Xu hướng thứ ba là bước nhảy vọt cho các nhà sản xuất nội dung trên mọi lĩnh vực để duy trì sự hiện diện trên các phương tiện truyền thông xã hội. Tờ New York Times, pháo đài của những giá trị truyền thông trong thời đại cũ, hiện đang khuyến khích nhân viên tweet[18] – lời gợi ý đang được áp dụng bởi hơn 800 người viết bài, biên tập viên và phóng viên ảnh của tờ báo, và bản thân tờ báo giờ đây cũng đang duy trì một tài khoản Twitter. Đây không phải là chơi trội mà là một việc hết sức bình thường. Khi tiểu thuyết gia Jonathan Franzen viết bài cho tờ Guardian có gọi Twitter là “sự phát triển mang tính ép buộc” trong giới văn chương, ông đã bị chế nhạo là kẻ không thức thời. Tạp chí trực tuyến Slategọi lời phàn nàn của Franzen là “cuộc chiến đơn thương độc mã trên mạng Internet”, và Jennifer Weiner, một tiểu thuyết gia khác, đã viết một bài phản hồi trên The New Republic, trong đó bà chỉ trích: “Franzen là người một mình một kiểu, chuyên đưa ra những chỉ dụ uy quyền chỉ có thể áp dụng được cho mình ông ta.” Hashtag châm biếm #JonathanFranzenhates[19] sớm trở thành một làn sóng.
Tôi đề cập đến ba xu hướng vận hành kinh doanh này bởi chúng đều nêu bật lên một nghịch lý. Trong chương trước, tôi đã chỉ trích rằng trong nền kinh tế hiện nay, làm việc sâu đáng giá hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, nếu đúng là vậy, bạn hẳn sẽ thấy kỹ năng này được thúc đẩy bởi các cá nhân có tham vọng và những tổ chức hy vọng sẽ tận dụng được tối đa nhân viên của mình. Như những ví dụ trước đó nhấn mạnh, điều này sẽ không xảy ra. Trong giới kinh doanh, nhiều ý tưởng khác đang được ưu tiên ở vị trí quan trọng hơn là làm việc sâu, trong đó bao gồm sự phối hợp ngẫu hứng, trao đổi thông tin nhanh chóng, và sự hiện diện tích cực trên các phương tiện truyền thông xã hội.
Có quá nhiều xu hướng được ưu tiên hơn làm việc sâu đã đủ tệ rồi, việc nhiều xu hướng trong đó tích cực làm giảmkhả năng tập trung chuyên sâu còn góp phần khiến mọi việc tệ hơn. Ví dụ, những văn phòng mở có thể tạo thêm nhiều cơ hội hợp tác[20], nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với sự “mất tập trung hàng loạt”, như trích dẫn từ kết quả thực nghiệm được tiến hành trong một chương trình đặc biệt có tên The Secret Life of Office Buildings (tạm dịch: Phía sau bức rèm của các tòa nhà văn phòng) của British TV. “Nếu bạn chỉ đơn thuần đang làm công việc gì đó và điện thoại đổ chuông, nó sẽ phá hỏng sự tập trung của bạn,” nhà khoa học thần kinh đã tiến hành thí nghiệm cho chương trình tiết lộ. “Dù lúc đó bạn không nhận ra, nhưng não bộ cũng phản ứng với sự sao lãng.”
Những vấn đề tương tự cũng xảy ra với sự bùng nổ của nhắn tin thời gian thực. Về lý thuyết, những hộp thư đến chứa e-mail chỉ có thể khiến bạn sao lãng khi chọn mở hộp thư, trong khi hệ thống truyền tin tức lại luôn hoạt động – phóng đại tác động của sự gián đoạn. Gloria Mark, Giáo sư ngành Thông tin thuộc Đại học California, Irvine, là một chuyên gia trong lĩnh vực khoa học phân mảnh chú ý. Trong một nghiên cứu được trích dẫn có căn cứ, Mark và các đồng tác giả đã quan sát những người lao động trí óc tại các văn phòng thực tế và phát hiện ra rằng, chỉ một sự phân tâm, dù là nhỏ nhất, cũng trì hoãn tổng thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ với một tỷ lệ đáng kể. “Việc này đã được chứng minh là vô cùng nguy hại,” bà tổng kết bằng lối nói giảm nói tránh mang tính học thuật điển hình.
Việc dồn ép những nhà sản xuất nội dung phải tham gia các phương tiện truyền thông xã hội cũng gây ra những tác dụng tiêu cực về khả năng tập trung. Chẳng hạn, những nhà báo chân chính cần tập trung thực hiện công tác báo chí một cách nghiêm túc – phân loại các nguồn tin phức tạp, tìm ra mạch truyện liên kết, viết nên những tác phẩm mang tính thuyết phục – vì vậy, việc đòi hỏi họ phải ngắt quãng quá trình tư duy sâu suốt cả ngày để tham gia vào những cuộc trò chuyện trực tuyến phù phiếm qua lại có vẻ không thỏa đáng (có phần làm mất giá trị), thậm chí tệ hơn là gây mất tập trung nghiêm trọng. George Packer, cây viết của tờ New Yorker danh giá, đã bắt trọn nỗi sợ hãi này trong một bài luận trình bày lý do vì sao anh không tweet: “Twitter là một sản phẩm xuất sắc dành cho những con nghiện truyền thông. Nó khiến tôi hoảng sợ, không phải vì tôi vượt trội hơn nó về mặt đạo đức, mà bởi tôi không nghĩ mình có thể kiểm soát được nó. Tôi lo cứ thế rồi mình sẽ bỏ đói đứa con tinh thần mất.” Khi viết bài này, Packer đang bận rộn với việc viết cuốn The Unwinding (tạm dịch: Bóc dỡ), cuốn sách ra đời không lâu sau đó và nhanh chóng đoạt giải Sách hay cấp Quốc gia – dẫu cho (hoặc có thể là nhờ) anh đã không sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội.
Tóm lại, những xu hướng có tác động lớn trong kinh doanh ngày nay đều làm suy giảm khả năng làm việc sâu của con người, dù những lợi ích mà các xu hướng này hứa hẹn mang lại (như gia tăng khả năng ăn may, phản hồi các yêu cầu nhanh chóng hơn, và phô bày nhiều hơn) không đáng kể so với những lợi ích từ việc tập trung vào công việc (chẳng hạn như khả năng nhanh chóng học hỏi những điều khó và đạt đến trình độ xuất sắc). Mục đích của chương này là để giải thích nghịch lý đó. Tôi sẽ trình bày những lý lẽ để chứng minh sự khan hiếm của làm việc sâu không xuất phát từ điểm yếu căn bản nào đó của thói quen. Khi quan sát kỹ hơn lý do vì sao chúng ta trân trọng sự sao lãng tại nơi làm việc, ta sẽ thấy những lý do có phần tùy ý hơn mình từng nghĩ – dựa trên tư duy không hoàn mỹ, kết hợp với sự mù mờ và bối rối vốn là bản chất của công việc tri thức. Mục tiêu của tôi là thuyết phục bạn rằng, dù việc sao lãng như hiện tại của chúng ta là một hiện tượng có thực, nhưng nó lại được xây dựng trên một nền tảng không vững chắc và có thể dễ dàng bị gạt bỏ ngay khi bạn quyết định trau dồi kỹ năng làm việc sâu đúng cách.
Hố đen đo lường
Mùa thu năm 2012, Tom Cochran, Trưởng phòng Công nghệ của Atlantic Media, đã giật mình khi biết lượng thời gian mà mình có vẻ đã tiêu tốn cho e-mail. Vì thế, giống như những chuyên gia có trách nhiệm khác, anh quyết định số liệu hóa sự bất ổn này. Thử quan sát hành vi của chính mình, Cochran đo được chỉ trong một tuần, anh đã nhận được 511 e-mail và gửi đi 284 cái. Vậy là trong 5 ngày làm việc, trung bình mỗi ngày anh giải quyết đến 160 e-mail. Chi tiết hơn, Cochran chú ý thấy ngay cả khi anh xoay xở để chỉ dành trung bình 30 giây cho mỗi e-mail, thì tính ra anh vẫn mất gần một tiếng rưỡi mỗi ngày chỉ để chuyển thông tin như thể một bộ định tuyến bằng xương bằng thịt. Có vẻ anh đã dành quá nhiều thời gian cho thứ không phải là ưu tiên trong mô tả công việc.
Cochran đã nhắc lại điều này trong một bài đăng trên blog, viết về thử nghiệm của mình cho tạp chí Harvard Business Review, những thống kê đơn giản này khiến anh phải suy nghĩ về phần còn lại của công ty. Những nhân viên của Atlantic Media tốn bao nhiêu thời gian để chuyển thông tin qua lại thay vì tập trung vào công tác chuyên môn đúng như mục đích họ được thuê vào làm? Quyết tâm phải trả lời được câu hỏi này, Cochran tập hợp số liệu trong toàn công ty về số lượng e-mail gửi đi mỗi ngày và số từ trong mỗi e-mail. Sau đó, anh kết hợp những con số này với tốc độ gõ phím trung bình của các nhân viên, tốc độ đọc thư và mức lương. Kết quả là, anh khám phá ra rằng Atlantic Media đã tiêu hơn 1 triệu đô-la mỗi năm để trả tiền cho các nhân viên xử lý e-mail, mỗi thông điệp gửi đi hoặc nhận được lại bòn rút của công ty khoảng 95 xu chi phí nhân công. Cochran tổng kết: “Một phương pháp liên lạc ‘miễn phí, không va chạm’ cũng có những chi phí mềm tương đương với việc điều hành một công ty nhỏ như Learjet.”
Thực nghiệm của Tom Cochran đã mang lại kết quả thú vị về chi phí theo nghĩa đen của một hành vi tưởng chừng vô hại. Nhưng tầm quan trọng thực sự của câu chuyện này chính là bản thân thực nghiệm đó, và cụ thể là mức độ phức tạp của nó. Hóa ra, đúng là khó có thể trả lời một câu hỏi đơn giản kiểu như: Tác động tối thiểu từ thói quen sử dụng e-mail hiện tại của chúng ta là gì? Cochran đã tiến hành khảo sát toàn công ty và tập hợp số liệu thống kê từ hạ tầng công nghệ thông tin. Anh cũng thu thập dữ liệu tiền lương và thông tin về tốc độ gõ phím, tốc độ đọc thư, rồi triển khai toàn bộ quá trình thông qua một mẫu thống kê để đưa ra kết quả cuối cùng. Dù thế, kết quả khảo sát vẫn có thể thay đổi, và vì nó không thể rạch ròi, chẳng hạn như có bao nhiêu giá trị được sản sinh thông qua việc sử dụng e-mail thường xuyên, gây tốn kém và có thể thu lại một phần chi phí của nó.
