Các e-mail lấy quy trình làm trung tâm lúc đầu có thể miễn cưỡng. Vì chúng đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian hơn suy nghĩ về phản hồi trước khi soạn e-mail. Lúc này, có vẻ như bạn đang phải dành nhiều thời gian hơn vào e-mail. Nhưng điểm quan trọng cần nhớ là dành thêm 2-3 phút lúc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều phút đọc và trả lời những tin nhắn không cần thiết về sau.
Một vấn đề khác nữa là những lời nhắn tập trung vào quá trình có vẻ đã được tóm tắt và quá khô khan. Những cuộc trao đổi xã giao hiện tại xoay quanh e-mail ngày càng trở nên mâu thuẫn với lịch trình. Nếu bạn rơi vào trường hợp này, tôi khuyên bạn nên bổ sung phần mở đầu mang tính trò chuyện dài hơn. Bạn thậm chí có thể tách phần lời nhắn tập trung vào tiến trình khỏi phần mở đầu cuộc hội thoại bằng một đường phân chia, hoặc đề tên nó là: “Các bước đề xuất tiếp theo”, để sự khô khan phù hợp hơn trong ngữ cảnh.
Cuối cùng, những rắc rối nhỏ này đều mang lại giá trị riêng. Bằng cách suy nghĩ kỹ hơn về các thông điệp được lọc ngay từ đầu vào và đầu ra khỏi hộp thư đến, bạn sẽ giảm bớt đáng kể tác động tiêu cực của công nghệ này tới khả năng tập trung vào những công việc quan trọng của mình.
Mẹo số 3: Không phản hồi
Là một sinh viên tốt nghiệp tại MIT, tôi đã có cơ hội tiếp xúc với các học giả nổi tiếng. Mỗi dịp như vậy, tôi nhận thấy nhiều người trong số họ đều có cùng cách tiếp cận e-mail hiếm có và khá hay: Hành vi mặc định của họ khi nhận được một tin nhắn e-mail là không trả lời.
Qua thời gian, tôi đã biết được triết lý thúc đẩy hành vi này: Khi nhắc đến e-mail, họ tin rằng trách nhiệm của người gửi là phải thuyết phục được người nhận rằng đó là tin nhắn đáng được phản hồi. Nếu bạn không tạo ra một tình huống thuyết phục và giảm thiểu tối đa nỗ lực mà vị giáo sư phải bỏ ra để trả lời bạn, bạn sẽ không nhận được phản hồi.
Ví dụ: Đối với nhiều người nổi tiếng tại MIT, e-mail sau có khả năng không nhận được câu trả lời:
Chào giáo sư! Em muốn ghé qua chỗ thầy để nói về <chủ đề X>. Thầy có rảnh không ạ?
Trả lời tin nhắn này đòi hỏi quá nhiều việc (Câu “Thầy có rảnh không ạ?” quá mơ hồ để có thể nhận được trả lời một cách nhanh chóng). Ngoài ra, không hề có nỗ lực cho thấy cuộc trò chuyện này đáng để vị giáo sư tốn thời gian của mình. Dưới đây là một phiên bản khác của lời nhắn trên mà nhiều khả năng sẽ nhận được câu trả lời:
Chào giáo sư! Em đang xử lý một dự án liên quan tới <chủ đề X> với cố vấn của mình là <giáo sư Y>. Em viết thư cho thầy để hỏi liệu có tiện cho thầy không nếu em ghé qua chỗ thầy vào 15 phút cuối cùng trong giờ làm việc vào ngày thứ Năm để trao đổi chi tiết hơn về dự án và xem xem liệu nó có thể bổ sung cho dự án hiện tại của thầy hay không ạ?
Không giống như lời nhắn đầu tiên, lời nhắn này đưa ra một tình huống rõ ràng giải thích tại sao cuộc gặp này cần diễn ra, đồng thời giảm thiểu tối đa nỗ lực cần thiết mà người nhận phải bỏ ra khi phản hồi lại.
Để giúp bạn làm việc này, hãy thử áp dụng ba quy tắc sau đây nhằm phân loại tin nhắn nào cần phản hồi và tin nhắn nào thì không.
Phân loại e-mail chuyên môn: Đừng trả lời một e-mail nếu nó rơi vào bất kỳ trường hợp nào sau đây:
- Mơ hồ, khó hiểu hoặc khiến bạn khó có thể đưa ra một phản hồi hợp lý.
- Không phải là một câu hỏi hay đề nghị mà bạn quan tâm.
- Phản hồi cũng được mà không cũng chẳng sao.
Trường hợp nào cũng có ngoại lệ. Ví dụ, nếu CEO của công ty gửi cho bạn một e-mail mơ hồ về một dự án mà bạn không quan tâm, bạn sẽ phải trả lời. Nhưng khi xem xét những trường hợp ngoại lệ này, phương pháp tiếp cận này yêu cầu bạn phải quyết liệt hơn trong việc có trả lời hay không.
Lúc đầu, bí quyết này có thể khiến bạn khó chịu một chút vì nó sẽ buộc bạn phải phá vỡ quy ước quan trọng hiện có về e-mail khi cho rằng đã nhận được e-mail thì phải trả lời, bất kể mức độ liên quan hoặc phù hợp của nó ra sao. Cũng không thể tránh được việc sẽ có một số điều tồi tệ xảy ra nếu bạn sử dụng phương pháp này. Ở mức tối thiểu, một số người có thể thấy lúng túng hay bối rối – đặc biệt nếu họ chưa bao giờ thấy những lệ thường tiêu chuẩn về e-mail bị nghi ngờ hoặc bỏ qua. Đây chính là vấn đề: Điều này không sao cả. Tác giả Tim Ferriss từng viết: “Hãy hình thành thói quen cho phép những điều tồi tệ nhỏ nhặt xảy ra. Nếu không, bạn sẽ không bao giờ thấy mình có thời gian cho những điều lớn lao làm thay đổi cuộc sống.” Các giáo sư tại MIT đã khám phá ra rằng bạn nên cảm thấy an lòng phần nào khi nhận ra rằng mọi người sẽ nhanh chóng điều chỉnh kỳ vọng của họ tương xứng với các chi tiết cụ thể trong thói quen giao tiếp của bạn. Việc bạn không trả lời các tin nhắn vội vàng của họ có lẽ không phải là chuyện gì đó lớn lao trong cuộc sống của họ như bạn vẫn nghĩ.
Một khi đã vượt qua được sự khó chịu do cách tiếp cận này gây ra, bạn sẽ bắt đầu trải nghiệm phần thưởng mà nó mang lại. Khi thảo luận về các giải pháp xử lý tình trạng quá tải e-mail, có hai quan điểm nổi cộm xuất hiện. Có người cho rằng gửi e-mail sẽ tạo ra nhiều e-mail hơn, trong khi có người khác lại nói rằng xử lý đống e-mail mơ hồ khó hiểu hoặc không liên quan là nguồn cơn chủ yếu gây ra áp lực liên quan. Cách tiếp cận được đề xuất ở đây nhằm hóa giải cả hai vấn đề này là hãy gửi ít e-mail hơn và bỏ qua những e-mail không dễ xử lý. Bằng cách đó, bạn sẽ giảm bớt đáng kể thời gian và sự chú ý của mình cho việc xử lý hộp thư đến.
Kết luận
Câu chuyện về quá trình sáng lập Microsoft đã được kể rất nhiều lần đến nỗi nó đã trở thành huyền thoại. Vào mùa đông năm 1974, Bill Gates, anh chàng sinh viên Harvard đã nhìn thấy Altair, chiếc máy tính cá nhân đầu tiên trên thế giới, trên trang bìa của tạp chí Popular Electronics. Gates nhận ra cơ hội thiết kế phần mềm cho cỗ máy này, vì vậy anh đã dừng mọi công việc đang triển khai và với sự giúp đỡ của Paul Allen cùng Monte Davidoff, anh dành tám tuần liên tiếp hack phiên bản ngôn ngữ lập trình BASIC cho Altair. Câu chuyện này thường được trích dẫn làm ví dụ về tầm nhìn sâu sắc và táo bạo của Gates, nhưng các cuộc phỏng vấn gần đây đã cho thấy một đặc điểm khác cũng đóng vai trò quan trọng không kém trong cái kết hạnh phúc của câu chuyện cổ tích: khả năng làm việc sâu siêu phàm của Gates.
Theo Walter Isaacson giải thích trong một bài viết năm 2013 về chủ đề này cho tờ Harvard Gazette, Gates đã làm việc với cường độ cao trong suốt hai tháng trời, thường xuyên ngủ gục bên bàn phím khi đang gõ dở một dòng mã. Sau đó, anh ngủ một đến hai tiếng, rồi lại thức dậy và tiếp tục làm nốt công việc còn dang dở – khả năng mà Paul Allen vẫn luôn ấn tượng và mô tả như “một kỳ tích phi thường về khả năng tập trung”. Trong cuốn sách của mình với tựa đề The Innovators (Những người tiên phong)[46], Isaacson đã tóm tắt khuynh hướng độc nhất của Gates về sự chuyên sâu như sau: “Có một đặc điểm làm nên sự khác biệt [giữa Gates và Allen] là sự chú tâm. Đầu óc của Allen luôn bay bổng giữa những ý tưởng và đam mê, còn Gates lại có khả năng quan sát tất cả mọi khía cạnh.”
Lúc này đây, trong câu chuyện về sự tập trung cao độ của Gates, tôi sẽ đưa ra lập luận chặt chẽ nhất của mình về làm việc sâu. Giữa sự hỗn loạn của thời đại thông tin đang phát triển ngày càng nhanh chóng, chúng ta rất dễ rơi vào những lời phản đối biện chứng. Những người khó tính thường cảm thấy hơi khó chịu khi mọi người cứ dán mắt vào những chiếc điện thoại và để ngày dài trôi qua trong sự vô tâm, hờ hững, trong khi những người cuồng công nghệ số lại hoài niệm chủ nghĩa Luddite[47] cùng sự buồn chán, và tin rằng sự tăng cường kết nối là nền tảng của một tương lai không tưởng. Marshall McLuhan[48] tuyên bố rằng “tin nhắn là phương tiện”, nhưng cuộc trao đổi hiện tại của chúng ta về những chủ đề này dường như ngụ ý rằng “đạo đức mới là phương tiện”.
Như đã nhấn mạnh trong phần giới thiệu của cuốn sách, tôi không quan tâm đến cuộc tranh luận này. Cam kết làm việc chuyên sâu không phải là một lập trường đạo đức và cũng không phải là một tuyên bố triết học – thay vào đó, nó là nhận thức thực tế rằng khả năng tập trung là kỹ năng giúp mỗi cá nhân hoàn thành những điều quý giá. Nói cách khác, làm việc sâu quan trọng không phải vì sao lãng là điều xấu, mà vì nó đã giúp Bill Gates khởi xướng cả một ngành công nghiệp trị giá hàng tỷ đô-la trong chưa đầy sáu tháng.
