Dù bắt đầu từ động lực tương tự như tôi, nhưng cuối cùng, các bộ lọc của Herbert đã chọn một dạng thức khác. Để liên hệ với anh, trước tiên bạn phải tham khảo FAQ (Frequently Asked Questions – Những câu hỏi thường gặp) để đảm bảo câu hỏi của bạn chưa từng được trả lời (đó là trường hợp đối với rất nhiều tin nhắn mà Herbert phải xử lý trước khi đặt bộ lọc). Nếu qua được vòng này, bạn buộc phải điền vào một bản khảo sát tra soát mức độ liên quan của câu hỏi với chuyên môn của anh ấy. Đối với những người vượt qua bước này, Herbert sẽ thu một khoản phí nhỏ mà bạn phải trả trước khi liên lạc với anh. Khoản phí này không nhằm mục đích lợi nhuận, mà thay vào đó, nó được dùng để chọn những người nghiêm túc tiếp nhận và hành động theo lời khuyên. Bộ lọc của Herbert vẫn cho phép anh giúp mọi người và có được những cơ hội thú vị. Nhưng đồng thời, nó cũng hạn chế kết nối tới anh sao cho anh có thể dễ dàng xử lý và phản hồi.
Thêm một ví dụ khác, hãy xem xét trường hợp của Antonio Centeno, nhà điều hành blog nổi tiếng Real Man Style.Bộ lọc người gửi của Centeno đưa ra một quy trình hai bước. Nếu bạn có câu hỏi, anh ấy sẽ chuyển hướng bạn đến một vị trí công khai để đăng câu hỏi. Centeno nghĩ thật lãng phí khi trả lời nhiều lần cùng một câu hỏi trong những cuộc trò chuyện riêng. Nếu bạn qua được bước này, anh ấy sẽ khiến bạn phải cam kết ba điều sau bằng cách nhấp vào các ô đánh dấu:
✓ Tôi sẽ không hỏi Antonio một câu hỏi về phong cách mà tôi có thể tìm kiếm câu trả lời trên Google trong 10 phút.
✓ Tôi sẽ không GỬI THƯ RÁC cho Antonio bằng một yêu cầu cắt-dán chung chung để quảng cáo hoạt động kinh doanh không liên quan của tôi.
✓ Tôi sẽ làm một việc tốt cho một người lạ ngẫu nhiên nào đó nếu Antonio phản hồi lại trong 23 giờ.
Hộp tin nhắn để bạn có thể nhập câu hỏi không xuất hiện trên trang liên hệ cho đến khi bạn đã đánh dấu tích vào cả ba cam kết này.
Tóm lại, các công nghệ đứng sau e-mail có thể đã thay đổi, nhưng các quy ước xã hội hiện tại chi phối cách chúng ta áp dụng công nghệ này thì vẫn còn kém phát triển. Khái niệm cho rằng mọi tin nhắn, bất kể mục đích gì hay người gửi là ai, đều được chuyển đến cùng một hộp thư và mọi tin nhắn đều xứng đáng nhận được phản hồi (kịp thời) không hiệu quả đến mức lố bịch. Bộ lọc người gửi là một bước nhỏ nhưng “có võ” giúp hướng tới một trạng thái tốt hơn và là một ý tưởng hợp thời – ít nhất là với số lượng doanh nhân và người làm việc tự do đang ngày càng gia tăng, họ thường nhận được rất nhiều yêu cầu liên hệ và có khả năng hạn chế mọi người tiếp xúc với mình. (Tôi cũng hy vọng rằng các quy tắc tương tự sẽ trở nên phổ biến trong giao tiếp nội bộ ở các tổ chức lớn, nhưng vì những lý do được đề cập trong Chương 2, còn lâu chúng ta mới có thể đạt được thực tế đó.) Nếu bạn thuộc nhóm này, hãy cân nhắc sử dụng bộ lọc người gửi như một cách để truy hồi lại một số quyền kiểm soát đối với thời gian và sự chú ý của mình.
Mẹo số 2: Đưa ra nhiều nội dung hơn khi bạn gửi hoặc trả lời các e-mail
Hãy xem xét các e-mail điển hình sau:
E-mail số 1: “Thật tuyệt khi được gặp anh tuần trước. Tôi muốn trao đổi thêm một số vấn đề mà chúng ta đã thảo luận. Đi cà phê nhé?”
E-mail số 2: “Chúng ta nên trao đổi lại vấn đề nghiên cứu đã thảo luận trong lần gặp trước. Hãy nhắc tôi xem chúng ta nói tới đâu rồi nhé?”
E-mail số 3: “Tôi đã phác thảo bài báo mà chúng ta nói hôm trước. Nó đã được đính kèm dưới đây. Anh nghĩ thế nào về vấn đề này?”
Ba ví dụ này có lẽ rất quen thuộc với hầu hết những người lao động trí óc, vì chúng đại diện cho rất nhiều các tin nhắn chất đầy trong hộp thư đến của họ. Chúng cũng là mỏ vàng năng suất tiềm năng: Cách bạn phản hồi chúng sẽ ảnh hưởng đáng kể đến lượng thời gian và sự chú ý mà bạn dành cho cuộc trò chuyện sau đó.
Đặc biệt, các e-mail với câu hỏi mở như thế này khiến người nhận không thể xóa tin nhắn – tạm thời – khỏi hộp thư đến của bạn. Trong chốc lát, một phản ứng nhanh chóng sẽ giúp bạn thở phào một chút vì bạn đã đẩy trách nhiệm về phía người gửi bằng cách trả lời tin nhắn. Tuy nhiên, cảm giác “giải thoát” này sẽ không kéo dài vì trách nhiệm này sẽ bị đẩy qua lại nhiều lần nữa, tiếp tục xâm chiếm thời gian và sự chú ý của bạn. Do đó, theo tôi, chiến lược đúng đắn để đối mặt với câu hỏi dạng này là tạm dừng một chút trước khi trả lời và dành thời gian để trả lời gợi ý chính sau:
Dự án mà tin nhắn nhắc tới là gì và đâu là quy trình hiệu quả nhất để dự án này kết thúc tốt đẹp?
Khi bạn tự trả lời được câu hỏi này, hãy thay thế một câu trả lời nhanh chóng bằng một câu trả lời mô tả quy trình đã xác định, chỉ ra bước hiện tại và nhấn mạnh bước tiếp theo. Tôi gọi đây là phương pháp tiếp cận lấy quy trình làm trung tâm đối với e-mail, có khả năng giảm thiểu cả số lượng e-mail bạn nhận được và những phiền nhiễu tinh thần mà chúng tạo ra.
Để giải thích rõ hơn quá trình này và hiểu được tại sao nó lại hiệu quả, hãy xem xét các phản hồi lấy quy trình làm trung tâm sau đây đối với các email mẫu từ trước:
Phản hồi e-mail số 1: “Tôi cũng muốn dùng cà phê. Gặp nhau ở quán Starbucks trong khuôn viên nhé. Tôi đã liệt kê hai ngày mình rảnh vào tuần tới. Mỗi ngày vào ba khung giờ dưới đây. Nếu lúc đó anh rảnh, hãy báo cho tôi biết. Tôi sẽ xem anh rảnh lúc nào để sắp xếp cuộc gặp. Nếu không, hãy gọi cho tôi theo số điện thoại bên dưới và chúng ta sẽ cùng thu xếp thời gian. Mong nhận được phản hồi của anh.”
Phản hồi e-mail số 2: “Đúng là chúng ta nên xem lại vấn đề này. Dưới đây là đề xuất của tôi:
Hãy gửi e-mail cho tôi chia sẻ mọi điều anh còn nhớ về cuộc thảo luận của chúng ta bất kỳ lúc nào trong tuần tới. Khi nào nhận được e-mail, tôi sẽ lập một thư mục chung cho dự án và thêm vào đó một tài liệu tóm tắt những gì anh gửi, kèm với những thông tin tôi còn nhớ về cuộc thảo luận trước của chúng ta. Trong tài liệu, tôi sẽ đánh dấu hai hoặc ba bước chắc chắn nhất tiếp theo.
Sau đó, chúng ta có thể thử nghiệm các bước tiếp theo này trong vài tuần và kiểm tra lại. Tôi nghĩ chúng ta nên đặt lịch gọi cho nhau mỗi tháng một lần để xử lý việc này. Dưới đây là một số ngày và giờ tôi có thể nghe điện thoại. Khi phản hồi thư này, anh hãy cho tôi biết về ngày và giờ phù hợp nhất với anh để chúng ta có thể xác nhận giờ gọi. Hy vọng chúng ta sẽ sớm được thảo luận kỹ hơn về vấn đề này.”
Phản hồi e-mail số 3: “Cảm ơn anh vì đã gửi lại bản nháp cho tôi. Tôi sẽ đọc nó và gửi một bản chỉnh sửa được chú thích bằng các nhận xét bình luận vào thứ Sáu (ngày 10). Tôi sẽ chỉnh sửa trong khả năng và thêm những nhận xét để anh biết những chỗ mà tôi nghĩ anh nên sửa đổi một chút cho hoàn thiện. Anh sẽ chuốt lại và gửi bản thảo cuối cùng, vì vậy tùy anh nhé – không cần trả lời lại thư này hoặc gửi lại tôi bản chỉnh sửa – tất nhiên là trừ khi có vấn đề nào đó.”
Khi thảo ra các phản hồi mẫu này, tôi bắt đầu bằng cách xác định dự án mà tin nhắn nhắc tới. Hãy lưu ý rằng từ “dự án” được sử dụng ở đây mang tính bao quát. Nó có thể là các dự án lớn và rõ ràng, chẳng hạn như sự tiến triển của một vấn đề nghiên cứu (ví dụ số 2), nhưng nó cũng có thể là những hoạt động hậu cần nhỏ như sắp xếp một buổi đi uống cà phê (ví dụ số 1). Sau đó, tôi sẽ dành vài phút để suy xét về quá trình đưa chúng ta từ hiện trạng tới kết quả mong muốn với lượng tin nhắn tối thiểu. Bước cuối cùng là viết một câu trả lời mô tả rõ ràng quá trình này và vị trí mà chúng ta đang đứng. Những ví dụ này tập trung vào việc trả lời e-mail, nhưng rõ ràng là cách tiếp cận tương tự cũng có hiệu quả khi viết e-mail từ đầu.
Cách tiếp cận lấy quy trình làm trung tâm đối với e-mail có thể giảm thiểu đáng kể tác động của công nghệ này lên thời gian và sự chú ý của bạn. Có hai lý do. Thứ nhất, nó làm giảm lượng e-mail đến của bạn – đôi khi là giảm đáng kể (một việc đơn giản như lên kế hoạch cho một buổi gặp gỡ ở quán cà phê có thể dễ dàng biến thành nửa tá tin nhắn hoặc hơn thế trong khoảng thời gian nhiều ngày nếu bạn không cẩn trọng về câu trả lời của mình). Đổi lại, e-mail kiểu này sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian truy cập hộp thư đến và đỡ phải động não suy nghĩ nhiều về những việc cần làm.
Thứ hai, bạn có thể dùng thuật ngữ của David Allen. Khi một dự án được khởi xướng bằng một e-mail mà bạn gửi đi hoặc nhận về, nó sẽ ngự trị trong tâm trí bạn – trở thành điều gì đó “bạn phải quan tâm” và cần được giải quyết. Phương pháp này sẽ đóng vòng lặp ngay sau khi nó hình thành. Bằng cách xem xét toàn bộ quy trình, thêm vào danh sách công việc và lịch trình của bạn bất kỳ cam kết liên quan nào về phía bạn và thúc đẩy đối tác của bạn, tâm trí của bạn có thể được giải phóng khỏi dự án. Ít xáo trộn tinh thần hơn đồng nghĩa với nguồn lực tinh thần dồi dào hơn để tập trung suy nghĩ sâu.
