Chiến lược này khẳng định rằng với mọi lĩnh vực lao động trí óc, những lợi ích này vẫn giữ nguyên. Dù bạn không phải là một giáo sư, năng suất lịch trình cố định cũng có thể mang lại những lợi ích to lớn. Trong hầu hết các công việc trí óc, việc từ chối một nhiệm vụ không chuyên sâu có vẻ vô hại khi đứng riêng rẽ nhưng lại là việc không hề dễ dàng ngay tại thời điểm đó – bạn có thể chấp nhận lời mời đi uống cà phê hoặc đồng ý “tham gia một cuộc gọi”. Đột nhiên, bất kỳ nghĩa vụ nào ngoài những nỗ lực chuyên sâu cũng đều đáng ngờ và được xem là có khả năng gây ra rắc rối. Câu trả lời mặc định của bạn lúc này là “Không”, ngưỡng tiếp cận thời gian và sự chú ý của bạn được nâng lên đáng kể và bạn bắt đầu nỗ lực vượt qua những trở ngại này một cách hiệu quả. Việc này cũng khiến bạn kiểm thử các giả định về văn hóa công việc trong công ty mà bạn nghĩ là cứng rắn nhưng hóa ra lại rất mềm dẻo. Ví dụ, nhận e-mail từ sếp sau giờ làm việc là chuyện thường. Nhưng năng suất lịch trình cố định sẽ khiến bạn bỏ qua những e-mail này đến tận sáng hôm sau. Nhiều người nghĩ rằng điều này sẽ gây ra nhiều vấn đề vì sếp sẽ chờ nhận được phản hồi, nhưng trong nhiều trường hợp, thực tế là sếp tình cờ gửi thư cho bạn vào ban đêm không có nghĩa là họ sẽ mong nhận được phản hồi ngay lập tức – một bài học mà chiến lược này sẽ sớm giúp bạn khám phá ra.
Nói cách khác, năng suất lịch trình cố định là một siêu thói quen dễ áp dụng nhưng lại có phạm vi ảnh hưởng sâu rộng. Nếu bạn chỉ được chọn một hành vi để định hướng lại sự tập trung của mình vào những công việc chuyên sâu, thì hành vi này nên đứng đầu trong danh sách. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn không chắc chắn về ý tưởng rằng các giới hạn tạm đặt trong ngày làm việc có thể khiến bạn thành công hơn, tôi khuyên bạn một lần nữa hãy chú ý tới sự nghiệp của Radhika Nagpal, người rất ủng hộ lịch trình cố định. Thật trùng hợp, gần như đúng vào lúc Tom than vãn trên mạng về khối lượng công việc quá lớn khó tránh khỏi trên cương vị của một giáo sư trẻ, thì Nagpal lại đang ăn mừng chiến thắng mới nhất trong vô vàn thành công trong sự nghiệp của mình dù có một lịch trình cố định: Nghiên cứu của cô mới xuất hiện đầy nổi bật trên trang bìa tạp chí Science.
Trở nên khó tiếp cận
Cuộc thảo luận về công việc hời hợt sẽ thật thiếu sót nếu không xét đến các e-mail. Hoạt động hời hợt thuần túy này luôn “biết cách” thu hút sự chú ý của hầu hết các lao động trí óc, vì nó mang đến hàng loạt các tác nhân gây sao lãngmà bạn nắm rõ. Việc truy cập e-mail khắp nơi đã ăn sâu bén rễ, trở thành thói quen của chúng ta trong công việc đến nỗi chúng ta đang dần quên mất cuộc sống của mình. Như John Freeman từng cảnh báo trong cuốn sách ra mắt năm 2009 có tựa đề The Tyranny of E-mail (tạm dịch: Sự chuyên chế của e-mail), với sự nổi lên của công nghệ này, “chúng ta đang dần làm xói mòn khả năng giải thích – một cách cẩn thận, tỉ mỉ – tại sao việc chúng ta phàn nàn, kháng cự hoặc thiết kế lại ngày làm việc của mình để chúng dễ quản lý hơn lại là hành động sai trái?” E-mail có vẻ là một sự đã rồi. Kháng cự lại chỉ điều vô ích mà thôi.
Chiến lược này đẩy lùi thuyết định mệnh. Chỉ vì không tránh được công cụ này hoàn toàn không có nghĩa là bạn phải bất lực nhìn nó hoành hành trong đời sống tinh thần của mình. Trong các phần sau, tôi sẽ mô tả ba mẹo giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát cách thức mà công nghệ này tiếp cận thời gian và sự chú ý của bạn, đồng thời nắm giữ sự tự chủ như Freeman đã nêu ra. Kháng cự không phải là điều vô ích: Bạn có nhiều quyền kiểm soát công cụ liên lạc điện tử này hơn bạn nghĩ lúc đầu.
Mẹo số 1: Khiến những người gửi e-mail hao tâm tốn sức hơn
Ai cũng có thể tiếp cận các tác giả sách phi hư cấu. Họ thường cung cấp địa chỉ e-mail trên trang web tác giả cùng lời mời hãy gửi cho họ bất kỳ yêu cầu hoặc đề xuất nào mà độc giả quan tâm. Nhiều người thậm chí còn coi phản hồi này như một cam kết cần thiết với tầm quan trọng khó nắm bắt nhưng được đề cao của hoạt động “xây dựng cộng đồng” độc giả. Nhưng đây mới là vấn đề: Tôi lại không hề làm thế.
Nếu bạn ghé thăm phần liên hệ trên trang web của tôi, bạn sẽ không thấy địa chỉ e-mail cho mục đích chung nào. Thay vào đó, tôi liệt kê các cá nhân khác nhau để bạn có thể liên hệ với các mục đích cụ thể. Ví dụ, mục đại diện văn học dành cho các yêu cầu về bản quyền, hoặc đại diện phát ngôn dành cho các yêu cầu về diễn giả. Nếu muốn liên hệ với tôi, tôi đã đưa ra một địa chỉ e-mail chỉ phục vụ cho mục đích đặc biệt đi kèm với các điều kiện và khả năng tôi sẽ phản hồi lại là không cao:
Nếu quý độc giả có đề nghị, cơ hội hoặc lời giới thiệu có thể khiến cuộc sống của tôi trở nên thú vị hơn, xin vui lòng gửi e-mail cho tôi theo địa chỉ interesting[at]calnewport.com. Vì những lý do đã nêu, tôi sẽ chỉ phản hồi những đề xuất phù hợp với lịch trình và sở thích của mình.
Tôi gọi phương pháp này là bộ lọc người gửi, vì tôi yêu cầu bộ phận thư tín tự lọc trước khi kết nối với tôi. Bộ lọc này giúp tôi giảm đáng kể thời gian kiểm tra hộp thư đến của mình. Trước khi bắt đầu sử dụng bộ lọc người gửi, tôi đã đính kèm một địa chỉ e-mail cho mục đích chung lên trang web. Chẳng có gì phải ngạc nhiên khi tôi thường nhận được rất nhiều e-mail dài xin tư vấn cho những câu hỏi về sinh viên hoặc nghề nghiệp cụ thể (và thường khá phức tạp). Tôi muốn giúp đỡ các cá nhân, nhưng những yêu cầu này quá nhiều – người gửi không mất nhiều thời gian để soạn tin nhưng tôi lại mất khá nhiều thời gian để viết câu trả lời. Bộ lọc người gửi giúp tôi loại bỏ hầu hết các cuộc giao tiếp như vậy, nhờ đó giảm đáng kể số lượng thư đến. Vì mục đích giúp đỡ các độc giả, giờ đây tôi chuyển hướng năng lượng này sang những việc mà tôi cẩn thận lựa chọn để tối đa hóa tầm ảnh hưởng. Ví dụ, thay vì để bất kỳ sinh viên nào trên thế giới cũng có thể gửi câu hỏi, hiện tôi đang liên kết chặt chẽ với một số lượng nhỏ các nhóm sinh viên dễ liên hệ và cố vấn cho họ hiệu quả hơn.
Một lợi ích khác của bộ lọc người gửi là nó thiết lập lại ngưỡng kỳ vọng. Dòng quan trọng nhất trong mô tả trên là: “Tôi sẽ chỉ phản hồi những đề xuất phù hợp với lịch trình và sở thích của mình.” Điều này tuy nhỏ nhưng lại có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể về việc các độc giả nghĩ những tin nhắn của họ gửi đến tôi quan trọng tới nhường nào. Quy ước xã hội mặc định xung quanh e-mail là trừ khi bạn nổi tiếng, còn không, nếu ai đó gửi cho bạn thứ gì đó, bạn nợ họ một câu trả lời. Do đó, đối với hầu hết mọi người, một hộp thư đến đầy e-mail đồng nghĩa với một nghĩa vụ rất lớn.
Thay vào đó, hãy đặt lại kỳ vọng của độc giả về thực tế rằng có thể các bạn sẽ không nhận được câu trả lời, lúc này trải nghiệm đã được biến đổi. Hộp thư đến giờ đây là tập hợp những cơ hội mà bạn có thể lướt qua khi có thời gian rảnh – tìm ra những e-mail cần phải giải quyết. Nhưng đống tin nhắn chưa đọc không còn chứa đựng nghĩa vụ phải trả lời nữa. Nếu muốn, bạn có thể bỏ qua tất cả mà chẳng ảnh hưởng gì. Về mặt tâm lý, điều này có thể giúp bạn nhẹ nhõm hơn.
Lần đầu tiên bắt đầu sử dụng bộ lọc người gửi, tôi lo ngại rằng hành động của mình có vẻ hơi ngạo mạn – như thể thời gian của tôi giá trị hơn so với thời gian của các độc giả vậy – và điều đó sẽ khiến mọi người không hài lòng. Nhưng không ai nhận ra sự bận tâm này. Hầu hết mọi người đều dễ dàng chấp nhận việc bạn có quyền kiểm soát chiều đến của thông tin liên lạc của riêng bạn, vì họ cũng muốn cùng tận hưởng quyền lợi này. Quan trọng hơn, mọi người đều đánh giá cao sự rõ ràng. Hầu hết mọi người đều ổn khi không nhận được phản hồi nếu không mong đợi (nói chung, những người có chút nổi tiếng, chẳng hạn như các tác giả, thường đánh giá quá cao việc mọi người có thực sự quan tâm đến phản hồi tin nhắn của họ hay không).
Trong một số trường hợp, việc thiết lập lại kỳ vọng này thậm chí có thể giúp bạn được tin tưởng hơn khi phản hồi. Ví dụ, biên tập viên của một ấn phẩm trực tuyến từng gửi cho tôi bài viết và giả định rằng tôi có thể sẽ không trả lời. Khi nhận được phản hồi của tôi, cô ấy đã vô cùng bất ngờ. Đây là bản tóm tắt phản hồi của cô ấy:
Khi gửi e-mail cho Cal để hỏi xem liệu anh ấy có muốn tham gia vào [ấn bản của chúng tôi] hay không, tôi đã đặt ra những kỳ vọng của riêng mình. Anh ấy không có bất kỳ ý muốn đăng bài trên các blog thông qua [bộ lọc người gửi], vì vậy nếu không nhận được phản hồi, tôi cũng không cảm thấy khó chịu. Sau đó, khi nhận được câu trả lời của anh ấy, tôi đã rất cảm động.
Bộ lọc người gửi của tôi chỉ là một ví dụ về chiến lược chung này. Hãy xem xét trường hợp của cố vấn Clay Herbert, một chuyên gia trong việc vận hành các chiến dịch tài trợ cộng đồng cho các doanh nghiệp khởi sự trong lĩnh vực công nghệ: Một chuyên ngành thu hút rất nhiều độc giả với hy vọng thu thập được một vài lời khuyên hữu ích. Một bài viết trên trang Forbes.com viết về bộ lọc người gửi cho hay: “Tại một thời điểm nào đó, số lượng người liên hệ đã vượt quá khả năng của [Herbert], vì vậy anh đã tạo ra các bộ lọc trao nhiệm vụ cho người yêu cầu trợ giúp.”
