Tất nhiên, khi đặt câu hỏi, bạn luôn có khả năng nhận được câu trả lời cứng nhắc. Không có ông chủ nào dứt khoát trả lời: “Anh nên dành toàn bộ thời gian cho những việc hời hợt!” (trừ khi là lính mới vào nghề, bạn mới cần trì hoãn thực hiện bài tập này cho đến khi tích lũy đủ kỹ năng để bổ sung những nhiệm vụ chuyên sâu vào trách nhiệm chính thức của mình trong công việc), mà họ có thể trả lời dài dòng rằng: “Chúng tôi cần anh hoàn thành lượng công việc không mấy quan trọng như thế lúc này.” Trong trường hợp này, câu trả lời vẫn hữu ích, vì nó cho biết đây không phải là một công việc hỗ trợ cho các nhiệm vụ chuyên sâu và một công việc như thế chắc chắn không thể giúp bạn thành công trong nền kinh tế thông tin hiện nay. Bạn nên cảm ơn cấp trên của mình vì đã phản hồi, rồi nhanh chóng bắt tay vào việc “nhảy” sang một công việc mới mang lại nhiều giá trị.
Hoàn thành công việc trước 5 giờ 30 phút chiều
Bảy ngày trước khi tôi bắt tay vào viết những dòng này, tôi đã tham gia 65 cuộc trao đổi e-mail khác nhau. Trong 65 cuộc trao đổi ấy, tôi đã gửi chính xác năm e-mail sau 5 giờ 30 phút chiều. Những con số này cho thấy một điều, tôi gần như không bao giờ gửi e-mail sau 5 giờ 30 phút chiều, dù có vài ngoại lệ. Nhưng dựa trên mối quan hệ mật thiết giữa e-mail và công việc, nhìn chung, hành vi này gợi ra một thực tế đáng ngạc nhiên: Tôi không làm việc sau 5 giờ 30 phút chiều.
Tôi gọi cam kết này là năng suất lịch trình cố định, bởi tôi đã đưa ra mục tiêu chắc chắn về việc không làm việc quá một mốc thời gian cụ thể, sau đó lần ngược trở lại lịch trình để tìm ra các chiến lược hiệu suất cho phép tôi thỏa mãn tuyên bố này. Tôi đã thực hành chiến lược năng suất lịch trình cố định một cách vui vẻ trong hơn nửa thập kỷ và đã phải rất cố gắng để tạo ra công việc chuyên môn hiệu suất cao dựa trên khả năng tập trung sâu của mình. Trong các trang tiếp theo, tôi sẽ chỉ cho bạn cách áp dụng chiến lược này.
Hãy để tôi giới thiệu về chiến lược năng suất lịch trình cố định bằng việc lưu ý trước rằng, người ta thường nói, trong giới học thuật nói chung, chiến lược này luôn thất bại. Các giáo sư – đặc biệt là giáo sư có tiếng – thường sử dụng những lịch trình đầy mệt mỏi kéo dài đến tận đêm khuya trong suốt dịp cuối tuần. Ví dụ, hãy xem xét một bài đăng trên blog của một giáo sư khoa học máy tính trẻ tuổi mà tôi gọi là “Tom”. Trong bài đăng vào mùa đông năm 2014, anh đã ghi ra lịch trình 12 tiếng tại văn phòng của mình trong một ngày gần đây. Lịch trình này gồm năm cuộc họp khác nhau và ba tiếng làm những công việc “hành chính”, trong đó anh “giải quyết các e-mail, điền các biểu mẫu văn thư, tổ chức các ghi chú cuộc họp, lập kế hoạch cho các cuộc họp sắp tới”. Theo ước tính, anh chỉ dành một tiếng rưỡi trong tổng số 12 tiếng ngồi trong văn phòng để giải quyết công việc “thực sự”, những công việc mà anh định nghĩa là những nỗ lực nhằm “hoàn thành một nghiên cứu”. Không có gì ngạc nhiên khi Tom buộc phải làm việc ngoài ngày làm việc tiêu chuẩn. Anh đã kết luận trong một bài đăng khác rằng: “Tôi phải chấp nhận làm việc vào cuối tuần. Có giảng viên nào thoát được chuyện này đâu.”
Tuy nhiên, tôi thì lại có thể. Dù tôi không làm việc khuya và hiếm khi làm việc vào cuối tuần, nhưng từ khi chuyển đến Georgetown vào mùa thu năm 2011 và bắt đầu viết chương này vào mùa thu năm 2014, tôi đã cho ra mắt khoảng 20 bài báo được hội đồng chuyên gia trong lĩnh vực bình duyệt. Tôi cũng giành được hai khoản tài trợ cạnh tranh, xuất bản một cuốn sách (không liên quan đến học thuật) và sắp hoàn thành một cuốn sách khác (cuốn sách bạn đang cầm trên tay lúc này). Tôi đã làm được tất cả những điều đó trong khi nhiều nhân vật Tom khác trong xã hội đang phải vật lộn với các lịch trình dày đặc đầy áp lực.
Nghịch lý này là sao đây? Chúng ta có thể tìm ra một câu trả lời hấp dẫn trong một bài báo nổi tiếng được Radhika Nagpal, Giáo sư Khoa học Máy tính tại Đại học Harvard, công bố. Nagpal mở đầu bài viết bằng tuyên bố rằng nhiều giáo sư tự gây căng thẳng cho bản thân: “Những ngộ nhận và số liệu đáng sợ đã bủa vây cuộc sống của một giảng viên khi người này được biên chế tại một trường đại học ‘R1’ [chuyên nghiên cứu]”, trước khi tiếp tục giải thích về việc cuối cùng cô đã quyết định bước ra khỏi “những gì người ta thường nói” và thay vào đó, “đã làm điều cụ thể một cách có chủ ý để giữ gìn hạnh phúc của mình” bằng cách nào. Nỗ lực có chủ đích này đã giúp Nagpal tận hưởng thời gian trước nhiệm kỳ của mình “một cách khác thường”.
Nagpal đã đưa ra một số ví dụ chi tiết về những nỗ lực này, nhưng có một chiến thuật cụ thể nghe có vẻ quen thuộc. Nagpal thừa nhận rằng ngay từ hồi đầu sự nghiệp nghiên cứu, cô đã thấy bản thân cố gắng nhồi nhét công việc vào mọi thời gian rảnh rỗi từ 7 giờ sáng đến nửa đêm (vì cô có con nhỏ, nên thời gian này, đặc biệt là vào buổi tối, thường bị chia nhỏ cho nhiều việc nên thường rất mất tập trung). Không lâu sau, cô sớm nhận ra chiến lược này không phù hợp, do đó, cô đặt ra giới hạn làm việc 50 giờ một tuần, từ đó thiết lập các quy tắc và thói quen cần thiết để đáp ứng được quyết tâm này. Nói cách khác, Nagpal đã triển khai chiến lược năng suất lịch trình cố định.
Chúng ta biết chiến lược này không ảnh hưởng tiêu cực đến sự nghiệp nghiên cứu học thuật của Nagpal, vì cuối cùng, cô cũng được làm giảng viên chính thức, rồi được phong hàm giáo sư sau ba năm cống hiến (một sự bứt phá ấn tượng). Cô đạt được điều này bằng cách nào? Theo bài viết của cô, một trong những kỹ thuật chủ đạo giúp cô tôn trọng giới hạn thời gian là áp đặt các hạn ngạch rõ ràng vào những công việc hời hợt trong lĩnh vực học thuật của mình. Ví dụ, cô quyết định sẽ chỉ thực hiện năm chuyến công tác mỗi năm vì bất kỳ mục đích gì, vì các chuyến đi có thể tạo ra rất nhiều công việc hời hợt (từ việc sắp xếp chỗ ở đến việc viết bài thuyết trình). Năm chuyến đi mỗi năm có vẻ nhiều, nhưng với các giáo sư, đây là một con số khá nhỏ. Để nhấn mạnh điểm này, xin lưu ý rằng Matt Welsh, một cựu đồng nghiệp của Nagpal ở Khoa Khoa học Máy tính thuộc Đại học Harvard (hiện làm việc cho Google) từng viết một bài đăng trên blog, trong đó, anh nói rằng các giáo sư đi công tác 12-24 lần một năm là chuyện thường (Hãy tưởng tượng ra việc Nagpal có thể tránh được bao nhiêu việc hời hợt khi bỏ ra khỏi lịch trình của mình khoảng 15 chuyến công tác!). Giới hạn các chuyến công tác chỉ là một trong nhiều chiến thuật mà Nagpal sử dụng để kiểm soát ngày làm việc của mình (ví dụ, cô cũng đặt giới hạn về số bài báo cần đánh giá mỗi năm), nhưng điểm chung của tất cả chiến thuật là cam kết giảm thiểu tối đa những công việc hời hợt tầm phào để bảo vệ những nỗ lực chuyên sâu – công việc nghiên cứu – thứ làm nên danh tiếng trong nghề của cô.
Trở lại với ví dụ của chính tôi, cam kết tương tự này cũng đã giúp tôi thành công với lịch trình cố định của mình. Tôi cũng vô cùng thận trọng khi sử dụng từ “Có/Đồng ý”, vốn là từ nguy hiểm nhất trong kho từ vựng hiệu suất của một người. Tôi thường mất rất nhiều thời gian cân nhắc đồng ý với việc gì đó mang tính không chuyên sâu. Nếu bạn yêu cầu tôi tham gia vào một hoạt động không thực sự cần thiết ở trường đại học, tôi có thể đáp lại bằng một câu mà tôi đã học được từ vị trưởng khoa: “Hãy nói chuyện với tôi sau khi được bổ nhiệm chính thức.” Một chiến thuật khác cũng hiệu quả không kém là từ chối rõ ràng nhưng giải thích mơ hồ về lý do từ chối. Phải tránh nói rõ lý do từ chối khiến người đề nghị có cơ hội xoa dịu. Ví dụ, nếu từ chối một lời mời phát biểu tốn thời gian với lý do là tôi có các chuyến công tác khác được lên lịch trong cùng khoảng thời gian đó, tôi sẽ không nói rõ chi tiết – một việc khiến người đề nghị đưa ra gợi ý nào đó giúp “chen” sự kiện của họ vào lịch trình bận rộn của tôi – thay vào đó, tôi chỉ nói: “Sự kiện của anh rất thú vị, nhưng tôi rất tiếc phải từ chối vì bị trùng lịch mất rồi.” Khi từ chối các nhiệm vụ, tôi cũng cố không đưa ra một phương án thay thế, vốn có thể ngốn rất nhiều thời gian trong lịch trình của mình (ví dụ: “Tôi rất lấy làm tiếc khi không thể tham gia vào hội đồng của chị, nhưng tôi có thể xem qua một số đề xuất tổng thể và bày tỏ suy nghĩ của mình”). Một lời từ chối “cắt đuôi” là lựa chọn tốt nhất.
Ngoài việc bảo vệ chặt chẽ các nhiệm vụ, tôi cũng quản lý cẩn trọng cả thời gian của mình. Bởi thời gian hữu hạn, nên tôi không thể dàn trải tâm sức cho nhiều việc, hoặc lãng phí cả buổi sáng vào những việc tầm phào khi chưa dành thời gian để lập ra kế hoạch thông minh. Lập kế hoạch cẩn trọng nhưng cũng sẵn sàng từ bỏ kế hoạch nếu có việc gì đó quan trọng hơn xuất hiện cùng với chiến lược năng suất lịch trình cố định đã giúp tôi duy trì được hoạt động nhạy bén trong tổ chức. Nếu không có giới hạn này, tôi chắc chắn sẽ buông thả bản thân với các thói quen của mình.
Tóm lại, cả Nagpal và tôi đều có thể thành công trong sự nghiệp học thuật mà không bị quá tải theo kiểu của Tom vì hai lý do. Đầu tiên, chúng tôi không đồng nhất trong việc phân loại dựa trên cam kết lịch trình cố định của mình. Bằng cách giảm thiểu tối đa những công việc hời hợt và duy trì những công việc chuyên sâu, chiến lược này giúp giải phóng thời gian của chúng tôi mà không làm giảm đi số lượng giá trị mới tạo ra. Thật vậy, tôi cho rằng việc giảm thiểu những việc hời hợt sẽ giúp giải phóng thêm năng lượng dành cho những việc chuyên sâu, cho phép chúng tôi tạo ra nhiều thành quả hơn việc mặc định phải tuân theo một lịch trình dày đặc. Thứ hai, với thời gian hạn chế, chúng tôi phải suy nghĩ cẩn trọng hơn về thói quen tổ chức của mình, cũng như để tạo ra nhiều giá trị hơn so với lịch trình dài hơn nhưng lại được tổ chức kém hơn.
