Để minh họa cho cách tiếp cận này, hãy áp dụng câu hỏi này vào các ví dụ về những nhiệm vụ mơ hồ chưa rõ của chúng ta.
- Phân tích ví dụ 1: Để chỉnh sửa chính xác một bài báo, bạn phải hiểu các sắc thái của công việc này (để bạn có thể đảm bảo công việc đã được mô tả chính xác) và các sắc thái của bối cảnh văn chương rộng hơn (để bạn có thể đảm bảo nó được trích dẫn đúng cách). Những yêu cầu này đòi hỏi lượng kiến thức cập nhật về một lĩnh vực học thuật – một nhiệm vụ thuộc về chuyên môn mà bạn phải mất nhiều năm siêng năng học hỏi ở cấp đại học và tích lũy kinh nghiệm. Khi nói đến ví dụ này, câu trả lời cho câu hỏi của chúng ta là khá lâu, phải từ 50-75 tháng.
- Phân tích ví dụ 2: Để lập bài thuyết trình bằng PowerPoint mô tả doanh số bán hàng hằng quý cần phải có ba điều: Đầu tiên là kiến thức về cách lập bài trình bày bằng PowerPoint; thứ hai, hiểu biết về định dạng chuẩn của các bài trình bày hiệu quả hằng quý trong tổ chức của bạn; và thứ ba, hiểu rõ số liệu bán hàng thể hiện điều gì theo tiêu chí của tổ chức và cách chuyển đổi chúng thành đồ thị hợp lý. Chúng ta có thể giả định rằng anh chàng sinh viên mới tốt nghiệp đại học trong phần trước đã biết cách sử dụng PowerPoint và đang tìm hiểu định dạng chuẩn cho các bài thuyết trình trong tổ chức của bạn, bài trình bày này không cần quá một tuần. Do đó, câu hỏi thực sự là một sinh viên sáng dạ mới tốt nghiệp đại học có thể hiểu các số liệu bạn đang theo dõi bằng cách nào, anh ta có thể tìm ra kết quả ở đâu và làm thế nào để xử lý và biến chúng thành biểu đồ và đồ thị phù hợp với bài thuyết trình bằng PowerPoint. Đây không phải là một việc “nhẹ nhàng”, nhưng đối với một sinh viên sáng dạ mới tốt nghiệp thì không mất đến một tháng để đào tạo – vì vậy, chúng ta có thể đưa ra câu trả lời là hai tháng.
- Phân tích ví dụ số 3: Họp hành có thể là một chủ đề phân tích khá phức tạp. Đôi khi, chúng có vẻ tẻ nhạt nhưng lại thường đóng vai trò chủ chốt trong các hoạt động quan trọng nhất của tổ chức. Phương pháp được trình bày ở đây sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Đào tạo một sinh viên thông minh mới tốt nghiệp đại học để thay thế vị trí của bạn trong một cuộc họp lập kế hoạch sẽ mất bao lâu? Anh ta sẽ phải hiểu rõ về dự án đủ để biết các mốc quan trọng và các kỹ năng của những người tham gia. Anh chàng sinh viên này cũng cần có các kỹ năng giao tiếp và nắm rõ thực tế về cách mọi người triển khai dự án đó. Về điểm này, bạn có thể tự hỏi liệu sinh viên này có cần chuyên môn sâu về chủ đề của dự án hay không. Với một cuộc họp lập kế hoạch thì có lẽ là không. Những cuộc họp như vậy hiếm khi đi sâu vào nội dung và thường chú trọng nhiều đến những thảo luận bên lề hoặc làm ra vẻ tham gia theo kiểu họ đang rất quan tâm. Hãy cho sinh viên này ba tháng học hỏi để có thể thay thế vị trí của bạn mà không gặp vấn đề gì trong những cuộc họp trao đổi thông tin kéo dài như vậy. Do đó, câu trả lời của chúng ta là ba tháng.
Câu hỏi này chỉ mang tính tình huống (tôi sẽ không yêu cầu bạn thực sự thuê một sinh viên mới tốt nghiệp đại học để phụ trách những công việc không quan trọng). Nhưng các câu trả lời sẽ giúp bạn định lượng một cách khách quan mức độ chuyên sâu/hời hợt của các hoạt động khác nhau. Nếu anh chàng sinh viên này cần nhiều tháng đào tạo mới có thể đảm nhiệm công việc, điều này cho thấy công việc ấy đòi hỏi chuyên môn cao. Như đã lập luận trước đó, những công việc đòi hỏi chuyên môn có xu hướng là các nhiệm vụ chuyên sâu, do đó, chúng có thể mang lại lợi ích kép: Mang lại nhiều giá trị hơn trên mỗi đơn vị thời gian được sử dụng, nâng cao khả năng và dẫn đến sự cải thiện. Mặt khác, một công việc mà sinh viên này có thể đảm nhận một cách nhanh chóng thường không cần đến kiến thức chuyên môn, do đó, nó có thể được coi là không mấy quan trọng.
Bạn nên làm gì với chiến lược này? Khi biết các hoạt động của mình đang ở vào khoảng nào của thang đo mức độ chuyên sâu, hãy dành nhiều thời gian cho những hoạt động được đánh giá là chuyên sâu. Ví dụ, khi xem xét lại các nghiên cứu tình huống, chúng tôi nhận thấy nhiệm vụ đầu tiên là thứ bạn sẽ muốn ưu tiên tận dụng tốt thời gian, trong khi nhiệm vụ thứ hai và thứ ba là các hoạt động nhóm mà bạn nên giảm bớt thời gian – chúng có vẻ mang lại năng suất cao, nhưng thực ra, lợi tức đầu tư (về thời gian) lại chẳng đáng là bao.
Tất nhiên, không phải lúc nào việc nghiêng về những nhiệm vụ cần chuyên sâu và tránh xa những nhiệm vụ hời hợt cũng rõ ràng – ngay cả khi bạn biết cách gọi tên chính xác các cam kết của mình. Điều này đưa chúng ta đến với các chiến lược tiếp theo, cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách hoàn thành mục tiêu khó khăn này.
Hãy hỏi sếp về quỹ thời gian dành cho nhiệm vụ không chuyên sâu
Đây là một câu hỏi quan trọng nhưng hiếm khi được đặt ra: Tôi nên dành bao nhiêu thời gian cho những công việc không chuyên sâu? Chiến lược này khuyên bạn nên đặt ra câu hỏi này. Nói cách khác, nếu bạn là nhân viên, hãy trao đổi với cấp trên của mình về vấn đề này. (Trước tiên, bạn phải xem xem với họ, công việc “hời hợt” và “chuyên sâu” là gì.) Nếu bạn đang đảm nhiệm vị trí lãnh đạo, hãy tự hỏi bản thân câu hỏi này. Trong cả hai trường hợp, hãy đưa ra câu trả lời cụ thể. Sau đó – đây mới là thời điểm quan trọng – hãy bám chặt vào quỹ thời gian này. (Các chiến lược được nêu trước và sau chiến lược này sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu này.)
Đối với hầu hết những người lao động trí óc đang làm các công việc không đòi hỏi đánh giá đầu vào, câu trả lời cho câu hỏi này sẽ rơi vào khoảng 30-50% (bạn sẽ thấy khó chịu khi phải dành phần lớn thời gian vào các nhiệm vụ không đòi hỏi kỹ năng đặc biệt, vì vậy 50% là giới hạn vượt mức tự nhiên, trong khi hầu hết các ông chủ sẽ bắt đầu lo lắng nếu tỷ lệ này thấp hơn nhiều so với mức 30%, bởi khi đó, bạn sẽ trở thành một ẩn sĩ, đắm mình trong những tư tưởng lớn nhưng không bao giờ trả lời e-mail).
Tuân thủ quỹ thời gian này có thể buộc bạn phải thay đổi hành vi. Bạn gần như chắc chắn phải từ chối những dự án có vẻ không mấy quan trọng, đồng thời phải giảm thiểu đáng kể số lượng công việc hời hợt trong các dự án hiện tại của mình. Quỹ thời gian này có thể khiến bạn không còn cần tổ chức một cuộc họp hiện trạng hằng tuần để báo cáo định hướng kết quả. (“Hãy cho tôi biết khi nào anh có tiến bộ rõ rệt; lúc đó chúng ta sẽ nói chuyện.”) Quỹ thời gian này cũng khiến bạn bắt đầu dành nhiều buổi sáng tránh xa các hoạt động giao tiếp hoặc cho rằng việc nhanh chóng phản hồi chi tiết mọi e-mail trong hộp thư đến không quan trọng như bạn từng nghĩ.
Những thay đổi này đều mang tính tích cực giúp đưa khả năng tập trung sâu trở thành trọng tâm trong công việc của bạn. Một mặt, chúng không buộc bạn phải từ bỏ những nghĩa vụ hời hợt cốt lõi – một động thái có thể gây ra nhiều vấn đề và sự bực mình – trong khi bạn vẫn có thể dành nhiều thời gian cho những nỗ lực đó. Mặt khác, chúng buộc bạn phải đặt ra một giới hạn rõ ràng về số lượng những công việc không khẩn cấp lắm được phép xuất hiện trong lịch trình của mình. Giới hạn này sẽ giải phóng không gian cho nhiều nỗ lực làm việc sâu trên cơ sở nhất quán hơn.
Những quyết định này nên bắt đầu bằng một cuộc trao đổi với cấp trên bởi thỏa thuận này sẽ tạo ra sự hỗ trợ ngầm cho bạn ở nơi làm việc. Nếu bạn đi làm thuê, chiến lược này sẽ cho bạn lý do để từ chối một nghĩa vụ hoặc cơ cấu lại một dự án để giảm thiểu sự hời hợt. Bạn có thể biện minh cho động thái này là vì bạn cần đạt được mục tiêu hỗn hợp về các loại hình công việc như đã mô tả. Như tôi đã thảo luận trong Chương 2, một phần lý do mà những công việc tầm phào vẫn chiếm ưu thế trong lao động trí óc là vì chúng ta hiếm khi thấy tác động tổng thể của chúng lên lịch trình của mình. Thay vào đó, chúng ta có xu hướng đánh giá từng hành vi này, nên mỗi nhiệm vụ đều có vẻ khá hợp lý và thuận tiện. Tuy nhiên, các công cụ trước đó trong quy tắc này sẽ giúp bạn bóc trần tác động này. Giờ đây, bạn có thể tự tin nói với cấp trên rằng: “Đây chính là lượng thời gian tôi đã dành cho những công việc không quan trọng vào tuần trước” và buộc cấp trên phải công nhận tỷ lệ đó. Đối diện với những con số này và thực tế kinh tế mà họ làm rõ (ví dụ, thật lãng phí khi trả lương cho một chuyên gia trình độ cao chỉ để gửi e-mail và tham dự các cuộc họp trong khoảng 30 tiếng mỗi tuần), cấp trên sẽ nhận ra rằng bạn cần phải nói “không” với một số nhiệm vụ và sắp xếp hợp lý những việc khác – ngay cả khi điều này gây bất tiện cho sếp, cho bạn hoặc đồng nghiệp. Tất nhiên, đó là vì mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là tạo ra giá trị chứ không phải là tạo điều kiện để nhân viên có một cuộc sống dễ dàng nhất có thể.
Nếu bạn đang tự kinh doanh, bài tập này sẽ buộc bạn phải đối diện với thực tế rằng có rất ít thời gian trong lịch trình “bận rộn” của bạn đang thực sự tạo ra giá trị. Những con số này sẽ giúp bạn tự tin giảm bớt các hoạt động không quan trọng đang gây lãng phí thời gian. Nếu không có những con số này, một doanh nhân khó có thể nói “không” với bất kỳ cơ hội nào có thể tạo ra một số kết quả tích cực nào đó. Bạn tự nhủ: “Mình phải dùng Twitter!”, “Mình phải thường xuyên có mặt trên Facebook!”, “Mình phải tinh chỉnh các tiện ích trên blog!” bởi khi xem xét riêng rẽ những việc này, việc nói “không” với bất kỳ hoạt động nào trong số này đều có vẻ đang gán cho bạn cái mác “lười biếng”. Thay vì lựa chọn và bám sát tỷ lệ công việc hời hợt trên công việc chuyên sâu một cách cứng nhắc, bạn có thể loại bỏ sự chấp nhận vô điều kiện do cảm giác tội lỗi gây ra này bằng một thói quen lành mạnh hơn là cố gắng tận dụng tối đa thời gian dành cho công việc hời hợt (vẫn sẵn sàng đón nhận nhiều cơ hội), trong khi vẫn duy trì những nỗ lực hạn chế này trong một phần nhỏ thời gian và sự chú ý của bạn đủ để tạo điều kiện cho sự tập trung vào công việc chuyên sâu nhằm thúc đẩy tổ chức phát triển.
