Khi lập kế hoạch theo ngày, bạn không được bỏ qua bất kỳ phút nào. Theo đó, mỗi phút trong ngày làm việc đều được dành cho nhiệm vụ nào đó. Giờ thì hãy để lịch trình này dẫn dắt bạn đi qua một ngày làm việc.
Dĩ nhiên, hầu hết mọi người sẽ bắt đầu gặp rắc rối lúc này. Có hai vấn đề có thể (và rất có khả năng) chệch hướng khỏi lịch trình của bạn khi ngày mới bắt đầu diễn ra. Vấn đề thứ nhất là bạn ước tính nhầm. Ví dụ, bạn có thể dành hai tiếng để viết một thông cáo báo chí, nhưng trên thực tế, bạn lại mất hai tiếng rưỡi. Vấn đề thứ hai là bạn sẽ bị gián đoạn và các nhiệm vụ mới sẽ bất ngờ xuất hiện. Những sự kiện này sẽ khiến lịch trình của bạn đổ bể.
Không sao cả. Nếu lịch trình của bạn bị gián đoạn, bạn nên dành vài phút ngay sau đó để sửa đổi quãng thời gian còn lại trong ngày. Bạn có thể chuyển sang một trang mới hay xóa và vẽ lại các khối. Hoặc hãy làm như tôi: Bỏ qua các khối cho phần còn lại trong ngày và tạo các khối mới ở bên phải các khối cũ trên trang đó. (Tôi đã vẽ các khối khá hẹp để còn chỗ trống cho việc sửa đổi.) Vào một số ngày, bạn có thể phải điều chỉnh lại lịch trình của mình 5-6 lần. Đừng nao núng nếu điều này xảy ra. Mục tiêu của bạn không phải là gắn chặt vào một lịch trình nhất định bằng mọi giá; mà là cẩn trọng hết mức có thể với những gì bạn đang làm với thời gian của mình – dù bạn có phải thực hiện nhiều lần quyết định này đi chăng nữa.
Nếu bạn thấy việc phải sửa đổi lịch trình quá nhiều khiến bạn quá tải, tôi sẽ đưa ra một vài chiến thuật giúp mang lại sự ổn định hơn. Trước hết, bạn nên nhận ra rằng gần như chắc chắn, bạn sẽ luôn đánh giá thấp khoảng thời gian cần thiết cho hầu hết mọi việc. Khi mới hình thành thói quen này, chúng ta có xu hướng sử dụng lịch trình của mình như là một bản mô phỏng những việc thích làm – kịch bản tối ưu cho một ngày. Qua thời gian, hãy cố gắng dự đoán một cách chính xác (nếu không cũng phải thận trọng một chút) thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ.
Chiến thuật hữu ích thứ hai là sử dụng các khối dự phòng. Nếu bạn không chắc chắn một hoạt động cụ thể sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành, hãy khoanh vùng khoảng thời gian dự kiến, tiếp sau đó, vẽ thêm một khung bổ sung với mục đích phân chia (hoặc dành cho việc này, hoặc dành cho việc khác). Nếu cần thêm thời gian cho hoạt động này, hãy sử dụng khung bổ sung này để tiếp tục làm việc đó. Tuy nhiên, nếu hoàn thành việc đó đúng giờ, hãy dành khung đó cho hoạt động thay thế (ví dụ, một số nhiệm vụ không cấp bách). Điều này cho phép những việc bất ngờ trong ngày không khiến bạn phải thay đổi lịch trình trên giấy. Ví dụ, trở lại trường hợp viết thông cáo báo chí, bạn có thể lên lịch hai tiếng để viết thông cáo báo chí, nhưng hãy kèm thêm một khối thời gian khoảng một tiếng nữa để bạn có thể tiếp tục viết thông cáo báo chí vào thời gian này nếu cần, còn nếu không, bạn có thể xử lý e-mail.
Chiến thuật thứ ba là linh hoạt trong việc sử dụng các khối nhiệm vụ. Triển khai nhiều khối nhiệm vụ trong cả ngày và dành những khoảng thời gian dài hơn mức yêu cầu để đảm bảo xử lý các tác vụ đã định vào buổi sáng. Có rất nhiều việc bất ngờ xảy ra trong một ngày làm việc điển hình của người lao động trí óc: Hãy luôn chuẩn bị sẵn các khối thời gian để giải quyết những tình huống đột xuất này giúp mọi thứ hoạt động thông suốt.
Trước khi để bạn áp dụng chiến lược này vào thực tế, tôi nên giải quyết một vấn đề thường gặp nữa. Theo kinh nghiệm của tôi, khi giới thiệu giá trị của các lịch trình hằng ngày, tôi phát hiện ra nhiều người thường lo lắng rằng kiểu lập kế hoạch này sẽ bị hạn chế nghiêm trọng. Ví dụ sau là một phần bình luận của độc giả Joseph dưới một bài đăng trên blog mà tôi đã viết về chủ đề này:
Tôi nghĩ rằng ông đã đánh giá thấp vai trò của sự không chắc chắn… Tôi [e rằng] độc giả đang áp dụng quá nghiêm túc những quan sát này tới mức ám ảnh (và không lành mạnh) với lịch trình của mình, thứ vốn có vẻ phóng đại tầm quan trọng của việc chuẩn chỉnh từng phút so với việc bỏ lỡ các hoạt động, nếu chúng ta đang nói về các nghệ sĩ, thì đó thường là hành động thực sự hợp lý duy nhất.
Tôi hiểu những mối bận tâm này và Joseph chắc chắn không là người đầu tiên có suy nghĩ ấy. May thay, chúng lại dễ giải quyết. Về thói quen lập kế hoạch hằng ngày, ngoài việc thường xuyên sắp xếp các khối thời gian quan trọng dành cho hoạt động suy nghĩ và thảo luận mang tính tự biện, tôi cũng đặt ra quy tắc rằng nếu bản thân nảy ra một việc quan trọng nào đó, thì đây là lý do hoàn toàn hợp lệ để tôi bỏ qua phần còn lại trong lịch trình hằng ngày (tất nhiên là trừ những việc không thể bỏ qua). Sau đó, tôi sẽ dành hết tâm sức cho việc quan trọng bất ngờ này cho đến khi nó không còn là mối bận tâm nữa. Lúc này, tôi sẽ sắp xếp lại lịch trình cho khoảng thời gian còn lại trong ngày.
Nói cách khác, tôi không chỉ cho phép mà còn khuyến khích sự tự phát trong lịch trình của mình. Lời phê phán của Joseph bắt nguồn từ ý tưởng sai lầm rằng lịch trình được lập ra nhằm buộc bạn phải tuân theo một kế hoạch cứng nhắc. Tuy nhiên, lên lịch trình không có nghĩa là ràng buộc mà là chu đáo. Nó chỉ đơn thuần là một thói quen buộc bạn phải liên tục dành một chút thời gian trong suốt cả ngày để tự hỏi: “Mình nên dành khoảng thời gian còn lại trong ngày để làm việc gì quan trọng đây?” Chính thói quen đặt câu hỏi chứ không phải sự chuẩn chỉnh về câu trả lời mới là thứ tạo ra kết quả.
Tôi sẽ tiếp tục với lập luận rằng người nào biết cách kết hợp khả năng lập kế hoạch toàn diện và sẵn sàng thích ứng hoặc sửa đổi kế hoạch khi cần thiết thường sẽ có tầm nhìn sáng tạo hơn so với người “tự phát” với lịch trình trong ngày kiểu truyền thống, nghĩa là họ sẽ luôn để ngỏ thời gian và có phần vô tổ chức. Nếu không có kế hoạch, bạn sẽ dễ phung phí thời gian vào những thứ tầm phào như e-mail, phương tiện truyền thông xã hội, lướt web… Loại hành vi hời hợt này, dù khiến bạn thỏa mãn trong phút chốc, nhưng về lâu dài lại triệt tiêu sự sáng tạo. Mặt khác, với một kế hoạch cụ thể, bạn sẽ thường xuyên phân ra các khối thời gian để sẵn sàng nắm bắt một ý tưởng mới mẻ, tập trung cao độ vào một vấn đề nào đó đầy thử thách, hoặc vắt óc suy nghĩ trong một khoảng thời gian nhất định – kiểu cam kết này có khả năng thúc đẩy sự đổi mới. (Ví dụ, hãy nhớ lại cuộc thảo luận trong Quy tắc số 1 về những nghi thức cứng nhắc của nhiều nhà tư tưởng sáng tạo lớn.) Và vì luôn sẵn sàng từ bỏ kế hoạch của mình khi một ý tưởng đột phá bất chợt nảy ra, nên bạn được liệt vào nhóm những người “tùy cơ ứng biến” với lịch trình của mình.
Tóm lại, chiến lược này buộc bạn phải nhận ra rằng thói quen làm việc sâu buộc bạn phải tôn trọng thời gian của mình. Để làm được điều đó, bước đầu tiên là xác định trước những việc bạn sẽ làm với mỗi phút trong ngày làm việc. Ban đầu, bạn có thể thấy ý tưởng này khó triển khai, vì việc tiếp tục để cả lý trí lẫn cảm xúc chi phối lịch trình của mình bao giờ cũng dễ dàng hơn nhiều. Nhưng bạn phải vượt qua sự hồ nghi về khả năng lập kế hoạch này nếu muốn tiếp cận tiềm năng thực sự trong vai trò người kiến tạo những điều quan trọng.
Định lượng độ sâu của mỗi hoạt động
Một lợi thế của việc lên lịch trình trong ngày là bạn có thể nắm rõ mình đang thực sự dành bao nhiêu thời gian cho các hoạt động không quan trọng. Tuy nhiên, tách bạch thời gian này ra khỏi lịch trình của mình là rất khó bởi không phải lúc nào bạn cũng có thể xác định rõ ràng mức độ quan trọng của một nhiệm vụ nhất định. Với việc giải quyết thách thức này, hãy bắt đầu bằng cách nhớ lại định nghĩa chính thức về công việc hời hợt, không quan trọng mà tôi đã đưa ra trong phần giới thiệu:
Công việc hời hợt không quan trọng: Là những công việc mang tính hỗ trợ, không yêu cầu cao về nhận thức và thường được thực hiện trong khi bị phân tâm. Chúng thường không tạo ra nhiều giá trị mới và dễ bắt chước.
Một số hoạt động rõ ràng “đáp ứng đúng tiêu chí đưa ra” trong định nghĩa này. Kiểm tra e-mail hoặc lên lịch một cuộc gọi hội nghị chẳng hạn, về bản chất, đây là những công việc dễ dàng và không quá quan trọng. Nhưng một số hoạt động khác có vẻ khó phân loại hơn. Hãy xem xét các công việc sau:
- Ví dụ số 1: Chỉnh sửa bản nháp của một bài báo mà bạn và cộng sự sớm phải gửi tới một tạp chí.
- Ví dụ số 2: Lập PowerPoint cho bài thuyết trình về doanh số bán hàng của quý này.
- Ví dụ số 3: Tham dự một cuộc họp thảo luận về hiện trạng của một dự án quan trọng và thống nhất các bước tiếp theo.
Rõ ràng, ban đầu, việc phân loại các ví dụ này không hề dễ dàng. Hai ví dụ đầu tiên mô tả những công việc yêu cầu cao, và ví dụ thứ ba có vẻ quan trọng để thúc đẩy một mục tiêu công việc chủ chốt. Chiến lược này cung cấp cho bạn một thước đo chính xác để xua tan sự mơ hồ – mang đến phương pháp ra quyết định rõ ràng và nhất quán về thang điểm mức độ quan trọng của các nhiệm vụ nhất định. Để làm được điều đó, bạn phải đánh giá các hoạt động bằng cách đặt ra câu hỏi đơn giản (nhưng sẽ làm rõ vấn đề một cách đáng ngạc nhiên):
Phải mất bao lâu (trong vài tháng) để đào tạo một người thông minh mới tốt nghiệp đại học nhưng chưa được đào tạo chuyên biệt trong lĩnh vực của tôi hoàn thành được nhiệm vụ này?
