Để kiểm chứng cho giả thiết này, 37signals đã tiến hành một bước đi táo bạo: Công ty cho nhân viên nghỉ việc cả tháng Sáu để tập trung vào các dự án riêng của họ. Đó sẽ là khoảng thời gian không có bất kỳ nghĩa vụ công việc tầm phào nào – không có các cuộc họp kiểm điểm, không có biên bản ghi nhớ và may thay là không có cả các buổi trình chiếu PowerPoint. Vào cuối tháng, công ty sẽ tổ chức một “ngày thuyết trình ý tưởng” để nhân viên chia sẻ ý tưởng mà họ đang nghiên cứu.
Tóm tắt về thử nghiệm trong một bài báo trên tờ Inc., Fried cho rằng đó là một thành công. Ngày thuyết trình ý tưởng đã mang lại hai dự án sớm được đưa vào triển khai: Một bộ các công cụ tốt hơn để xử lý hoạt động hỗ trợ khách hàng và hệ thống hiển thị dữ liệu giúp công ty nắm rõ cách khách hàng sử dụng sản phẩm của họ. Những dự án này được dự đoán sẽ mang lại giá trị đáng kể cho công ty, nhưng chúng gần như chắc chắn sẽ không thể ra đời nếu công ty không tạo cho nhân viên của mình những khoảng thời gian làm việc tập trung sâu. Để phát huy hết mức tiềm năng của mình, họ cần hàng chục giờ nỗ lực không bị sao lãng.
“Làm thế nào chúng ta có thể dừng hoạt động của công ty trong suốt một tháng để ‘bù đầu’ trong những ý tưởng mới đây?” Fried hỏi. “Sao lại không cơ chứ?”
Các thử nghiệm của 37signals nêu bật lên một thực tế quan trọng rằng: Những công việc hời hợt đang ngày càng kiểm soát thời gian và sự chú ý của người lao động trí óc thường không mấy quan trọng vào thời điểm trước mắt. Đối với hầu hết các công ty, nếu loại bỏ số lượng đáng kể những việc tầm phào này, kết quả họ thu về vẫn không bị ảnh hưởng gì. Và như Jason Fried đã khám phá ra, nếu không chỉ loại bỏ công việc hời hợt mà còn thay thế nó bằng thời gian tiết kiệm được để làm việc sâu hơn, công ty sẽ không chỉ tiếp tục hoạt động; mà còn có thể thành công hơn nữa.
Quy tắc này yêu cầu bạn áp dụng những hiểu biết này vào đời sống công việc của mình. Các chiến lược tiếp theo được đưa ra để giúp bạn xác định rõ sự hời hợt trong lịch trình làm việc hiện tại, sau đó cắt giảm chúng đến mức tối đa – để có thể dành nhiều thời gian tập trung sâu vào những hoạt động quan trọng nhất.
Tuy nhiên, trước khi đi sâu vào chi tiết của các chiến lược này, chúng ta cần phải đối mặt với thực tế rằng lối tư duy chống lại sự hời hợt trong công việc này có một hạn chế. Giá trị của làm việc sâu vượt rất xa so với giá trị của làm việc hời hợt, nhưng điều này không có nghĩa là bạn phải theo đuổi một lịch trình mà tất cả thời gian của bạn đều dành để tập trung sâu. Đôi lúc, bạn cũng cần một số công việc hời hợt để cập nhật thông tin cho những công việc chuyên sâu của mình. Bạn có thể tránh kiểm tra e-mail cứ 10 phút một lần, nhưng bạn không thể không bao giờ trả lời các e-mail quan trọng. Theo nghĩa này, chúng ta nên coi mục tiêu của quy tắc này là tiết chế những công việc hời hợt thay vì loại bỏ hoàn toàn chúng ra khỏi lịch trình.
Đây là một vấn đề về khả năng nhận thức. Làm việc sâu sẽ gây mệt mỏi vì nó buộc bạn phải dốc hết sức lực. Các nhà tâm lý học về hiệu suất làm việc đã nghiên cứu rộng rãi về việc một cá nhân cần bao nhiêu nỗ lực như vậy để duy trì sự chuyên tâm và tỉnh táo trong một ngày nhất định.[45] Trong bài báo về thực hành có chủ ý, Anders Ericsson và các cộng sự đã khảo sát những nghiên cứu này. Họ lưu ý rằng đối với những người mới làm quen với phương pháp này (ví dụ điển hình là một đứa trẻ trong giai đoạn đầu phát triển kỹ năng). Một giờ mỗi ngày là một giới hạn hợp lý. Đối với những người đã quen với cường độ hoạt động cao, giới hạn sẽ lên tới bốn giờ, nhưng hơn nữa thì hiếm gặp.
Điều này có nghĩa là khi đã đạt đến giới hạn làm việc sâu của mình trong một ngày nhất định, hiệu suất sẽ giảm dần nếu bạn cố gắng nhồi nhét thêm công việc. Do đó, làm việc hời hợt sẽ không gây ra nguy hiểm cho đến khi bạn cố tham làm việc sâu khi đã quá tải. Lúc đầu, cảnh báo này có vẻ lạc quan. Ngày làm việc điển hình kéo dài 8 tiếng. Người làm việc sâu chỉ có thể dành tối đa 4 tiếng ở trạng thái tập trung chuyên sâu thực sự. Sau đó, bạn có thể thoải mái dành nửa ngày đắm mình trong những công việc hời hợt mà không lo gì đến ảnh hưởng tiêu cực. Phân tích này đã bỏ lỡ mất rủi ro là lượng thời gian rất dễ dàng bị tiêu tốn, đặc biệt là khi xét đến ảnh hưởng của các cuộc họp, cuộc hẹn, cuộc gọi và các sự kiện được lên lịch khác. Đối với nhiều công việc, khoảng thời gian hời hợt này có thể còn khiến bạn ngạc nhiên với thời gian ít ỏi còn lại để làm việc sâu.
Ví dụ, công việc của tôi với tư cách là một giáo sư về cơ bản ít bị ảnh hưởng bởi những cam kết như vậy hơn, nhưng dù vậy, chúng cũng thường chiếm rất nhiều thời gian của tôi, đặc biệt là trong suốt năm học. Ví dụ, hãy xem một ngày ngẫu nhiên trong lịch trình của tôi ở học kỳ trước (tôi viết bài này trong một tháng hè yên tĩnh), tôi thấy mình có một cuộc họp kéo dài từ 11 giờ đến 12 giờ, một cuộc họp nữa từ một 1 giờ đến 2 giờ 30 phút và lên lớp lúc 3 giờ đến 5 giờ. Ngày làm việc tám tiếng của tôi trong ví dụ này vừa bị khấu trừ mất bốn tiếng. Ngay cả khi tôi tiết chế hết mức những công việc tầm phào còn lại (e-mail, các nhiệm vụ) trong nửa giờ, tôi vẫn còn cách xa mục tiêu bốn tiếng làm việc sâu mỗi ngày. Nói cách khác, dù chúng ta không có khả năng dành cả ngày ở trạng thái tập trung sâu, thì thực tế này cũng không làm giảm bớt tính cấp thiết của việc tiết giảm công việc hời hợt, bởi ngày làm việc của người lao động trí óc điển hình thường dễ bị phân mảnh hơn nhiều so với những gì mọi người còn bán tín bán nghi.
Tóm lại, tôi khuyên bạn nên suy xét lại kỹ càng những công việc tầm phào vì thiệt hại của chúng thường bị đánh giá thấp trong khi tầm quan trọng của chúng lại được đánh giá quá cao. Bạn không thể tránh khỏi chúng tuyệt đối, nhưng bạn phải tiết chế chúng sao cho chúng không thể cản trở khả năng tận dụng tối đa mọi nỗ lực làm việc sâu chi phối tầm ảnh hưởng của bạn. Các chiến lược tiếp theo sẽ giúp bạn ứng phó với thực tế này.
Lập kế hoạch cho mỗi phút trong ngày
Nếu bạn ở độ tuổi từ 25 đến 34 và sống tại Anh, bạn có thể đang xem tivi quá nhiều. Năm 2013, cơ quan cấp phép truyền hình của Anh đã khảo sát các khán giả truyền hình về thói quen của họ. Những người trong độ tuổi 25-34 tham gia cuộc khảo sát ước tính rằng họ dành khoảng 15-16 tiếng mỗi tuần để xem tivi. Con số này có vẻ nhiều, nhưng thực ra đánh giá đó vẫn còn chưa đúng. Chúng tôi biết được điều này bởi khi nói đến thói quen xem tivi, chúng tôi đã biết được một sự thật. Ban Nghiên cứu Khán giả của các Đài truyền hình (tương đương với Công ty Nielsen của Mỹ) đã đặt các máy đo trong các hộ gia đình kiểu mẫu đại diện ghi lại chính xác thời gian xem tivi thực tế. Hóa ra, những người trong độ tuổi 25-34 nghĩ rằng họ xem 15 tiếng một tuần, nhưng thực tế, họ đã dành khoảng 28 tiếng ngồi trước màn hình tivi.
Không chỉ riêng người Anh mới đưa ra ước tính “không cân xứng” so với thực tế về số giờ xem tivi. Khi xem xét các nhóm khác nhau tự ước đoán các hành vi khác nhau, những khoảng cách này cũng không có gì khác. Trong một bài báo trên tờ Wall Street Journal với chủ đề này, tác giả chuyên viết sách kinh doanh Laura Vanderkam đã chỉ ra một vài ví dụ tương tự. Một cuộc khảo sát của Tổ chức Giấc ngủ Quốc gia cho biết người Mỹ nghĩ rằng họ đang ngủ trung bình khoảng bảy tiếng mỗi đêm. Nhưng Khảo sát Sử dụng Thời gian ở Mỹ đã yêu cầu mọi người đo giấc ngủ thực tế của mình và con số được đưa ra là 8,6 tiếng. Một nghiên cứu khác lại phát hiện ra rằng những người tuyên bố phải làm việc từ 60-64 tiếng mỗi tuần thì thực sự chỉ đang làm việc khoảng hơn 44 tiếng mỗi tuần, trong khi những người tuyên bố làm việc hơn 75 tiếng mỗi tuần chỉ thực sự làm việc chưa đến 55 tiếng.
Những ví dụ này nhấn mạnh một điểm quan trọng rằng: Chúng ta thường dành phần lớn thời gian trong ngày ở chế độ mất kiểm soát – không chú tâm suy nghĩ đến việc đang làm trước mắt. Đây là một vấn đề. Ngăn cản những công việc hời hợt lẻn vào lịch biểu của bạn là việc làm rất khó khăn nếu bạn không thẳng thắn đối mặt với cán cân làm việc sâu và làm việc hời hợt hiện tại của mình, sau đó tự hình thành thói quen tạm dừng trước khi hành động và tự hỏi: “Điều gì có ý nghĩa nhất với mình vào lúc này?” Chiến lược được mô tả trong các đoạn sau sẽ giúp bạn thực thi những hành vi này. Lúc đầu, đó có vẻ là một ý tưởng cực đoan, nhưng nó sẽ sớm chứng minh được giá trị trong việc giúp bạn tận dụng tối đa khả năng làm việc sâu để lập kế hoạch cho mỗi phút trong ngày.
Đây là gợi ý của tôi: Vào đầu ngày làm việc, hãy mở một trang mới trong cuốn sổ ghi chép để chuẩn bị lập kế hoạch. Ở phía bên trái trang, hãy đánh theo thứ tự từ trên xuống lần lượt các giờ trong ngày, bao gồm toàn bộ số giờ làm việc. Giờ đến phần quan trọng: Hãy chia giờ làm việc của bạn thành các khối và ghi chú hoạt động cho từng khối. Ví dụ: Bạn có thể có khối thời gian từ 9 giờ sáng đến 11 giờ trưa để viết thông cáo báo chí cho một khách hàng. Để làm vậy, hãy kẻ khung bao quanh các giờ này, sau đó viết “thông cáo báo chí” bên trong khung. Không phải khối nào cũng cần có một nhiệm vụ cụ thể. Có thể có những khối thời gian để nghỉ trưa hoặc thư giãn. Để rõ ràng, độ dài tối thiểu của một khối nên là 30 phút. Điều này có nghĩa là, thay vì có một khung nhỏ dành riêng cho mọi hoạt động nhỏ trong ngày – trả lời email của sếp, gửi biểu mẫu bồi hoàn, hỏi Carl về báo cáo – bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ tương tự thành các khối công việc chung hơn. Trong trường hợp này, bạn có thể kẻ đường thẳng nối từ khung nhiệm vụ ra phía ngoài tay phải của trang giấy để liệt kê toàn bộ các tác vụ nhỏ mà bạn dự định thực hiện trong khối đó.
