Một cam kết quan trọng khác để thành công với chiến lược này là tuân thủ thói quen nghỉ ngơi nghiêm ngặt khi đã kết thúc công việc trong ngày để tối đa hóa cơ hội thành công. Cụ thể hơn, thói quen này phải đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ, mục tiêu hoặc dự án còn đang dang dở phải được rà soát và với mỗi hạng mục trong đó, bạn phải xác định được rằng: (1) Bạn có sẵn một kế hoạch để hoàn thành, (2) Nó được đặt vào một nơi phù hợp để bạn có thể trở lại khi cần. Quá trình này không khác nào một thuật toán với một loạt các bước cần thực hiện. Khi hoàn tất, hãy nghĩ ra một cụm từ nhằm thông báo bạn đã hoàn thành (tôi thường kết thúc nghi lễ bằng cách nói: “Đã xong”). Tuy bước cuối cùng nghe có vẻ sến sẩm, nhưng nó lại đưa ra một gợi ý đơn giản rằng bạn nên giải phóng những suy nghĩ liên quan đến công việc cho thời gian còn lại trong ngày.
Để đề xuất này trở nên cụ thể hơn, tôi sẽ trình bày sơ lược các bước trong nghi thức tạm dừng hoạt động của mình (tôi đã hình thành nghi thức này lần đầu trong quá trình viết luận án tiến sĩ và từ đó đến nay, tôi vẫn giữ được thói quen này dù theo cách này hay cách khác). Điều đầu tiên tôi làm là kiểm tra hộp thư đến lần cuối để đảm bảo rằng không có việc gì cấp bách trước khi kết thúc ngày làm việc. Tiếp theo, tôi chuyển nhiệm vụ mới đang lưu tâm trong đầu hoặc đã được phác thảo trước đó thành danh sách nhiệm vụ chính thức. (Tôi sử dụng Google Docs để lưu danh sách nhiệm vụ vì như vậy tôi có thể truy cập được mọi lúc mọi nơi.) Khi mở danh sách nhiệm vụ, tôi nhanh chóng lướt qua tất cả công việc trong danh sách, rồi giở lịch xem vài ngày tới. Hai hành động này nhằm đảm bảo tôi sẽ không quên bất kỳ công việc cấp bách nào hay bất kỳ hạn chót quan trọng nào. Kết thúc nghi thức, tôi sử dụng thông tin này để lập kế hoạch sơ bộ cho ngày hôm sau. Sau đó, tôi sẽ nói: “Nghỉ tay thôi” và mọi suy nghĩ về công việc đã được thực hiện luôn trong ngày.
Khái niệm về nghi thức nghỉ ngơi lúc đầu có vẻ mang tính cực đoan, nhưng đó cũng là bởi hiệu ứng Zeigarnik. Hiệu ứng này được đặt tên theo công trình thử nghiệm của Bluma Zeigarnik, nhà tâm lý học đầu thế kỷ XX. Nghiên cứu đã chỉ ra khả năng thống trị sự chú ý của các nhiệm vụ chưa hoàn thành. Qua đó, chúng ta biết rằng nếu dừng bất kỳ việc gì đang làm dở vào lúc 5 giờ chiều và tuyên bố: “Tôi đã xong việc cho hôm nay rồi”, bạn sẽ khó tách mình ra khỏi những suy nghĩ có liên quan đến công việc, bởi các nhiệm vụ chưa được giải quyết vẫn còn lởn vởn trong tâm trí bạn, như trong các thí nghiệm của Bluma Zeigarnik và chúng sẽ còn tiếp tục thu hút sự chú ý của bạn suốt buổi tối (một trận đấu không cân sức mà phần thắng thường không nghiêng về phía chúng ta).
Lúc đầu, thử thách này có vẻ khó chinh phục. Bất kỳ người lao động trí óc liên tục nào cũng có thể gặp tình trạngluôn tồn đọng các công việc chưa xử lý xong. Giá mà bạn có thể trải nghiệm cảm giác mọi thứ đã được giải quyết xong xuôi. May mắn thay, chúng ta không cần phải hoàn thành nhiệm vụ để được tống nó ra khỏi tâm trí. Giải pháp dành cho vấn đề này đã được nhà tâm lý học Roy Baumeister và E. J. Masicampo, hai tác giả của bài báo có tựa đề thú vị “Consider It Done!” (tạm dịch: “Cứ coi như đã xong đi!), đưa ra. Hai nhà khoa học mở đầu nghiên cứu bằng cách tái tạo hiệu ứng Zeigarnik trên các đối tượng được chọn (bằng cách giao nhiệm vụ rồi làm gián đoạn quá trình thực hiện), và nhận ra rằng họ có thể làm giảm đáng kể tác động của hiệu ứng bằng cách yêu cầu các đối tượng lên kế hoạch hoàn thành nhiệm vụ dang dở ngay sau khi nó bị gián đoạn. Nghiên cứu viết: “Việc lên kế hoạch cụ thể cho một mục tiêu không chỉ tạo điều kiện hoàn thành mục tiêu mà còn có thể giải phóng nguồn nhận thức đối với những mối quan tâm khác.”
Nghi thức nghỉ ngơi được mô tả trước đó cũng góp phần thúc đẩy chiến lược này đánh bại hiệu ứng Zeigarnik. Dù không ép bạn phải xác định rõ ràng kế hoạch cho từng nhiệm vụ trong danh sách (một yêu cầu rất nặng nề), nhưng nghi thức này cũng buộc bạn phải sát sao với từng nhiệm vụ trong danh sách chung, rồi xem lại các tác vụ này trước khi lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Nghi thức này giúp đảm bảo sẽ không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót: Các nhiệm vụ sẽ được xem xét hằng ngày và được giải quyết trong thời gian phù hợp. Nói cách khác, tâm trí bạn sẽ được giải phóng khỏi việc phải theo dõi tất cả nhiệm vụ mọi lúc mọi nơi – bởi nghi thức nghỉ ngơi đã đảm nhận trách nhiệm đó.
Nghi thức nghỉ ngơi có thể khiến bạn cảm thấy phiền toái vì phải mất thêm 10-15 phút cuối ngày làm việc (và đôi khi còn tốn nhiều thời gian hơn thế), nhưng nó là điều kiện cần để bạn thoát khỏi sự không hiệu quả có hệ thống được hình thành trước đó. Theo kinh nghiệm của tôi, bạn sẽ phải mất một hoặc hai tuần trước khi hình thành thói quen này – đó cũng là khoảng thời gian để tâm trí bạn tin tưởng vào nghi thức này, đồng thời bạn có thể thực sự bắt đầu giải phóng bản thân khỏi những suy nghĩ có liên quan đến công việc vào buổi tối. Một khi bạn đã quen với nghi thức này, nó sẽ trở thành thói quen cố định trong cuộc sống của bạn – đến mức nếu không thực hiện các thói quen đó, bạn sẽ cảm thấy khó chịu.
Tôi đã dành hàng thập kỷ để nghiên cứu tâm lý học và tất cả nghiên cứu của tôi đều đi tới kết luận: Não bộ được nghỉ ngơi thường xuyên sẽ giúp cải thiện chất lượng làm việc sâu. Khi làm việc, hãy làm thật chăm chỉ. Khi làm xong, hãy hoàn tất. Thời gian trung bình phản hồi e-mail có thể bị ảnh hưởng, nhưng bạn sẽ được bù đắp nhiều hơn qua khối lượng lớn công việc thực sự quan trọng được giải quyết trong ngày, bởi bạn đã được tái tạo năng lượng tốt hơn so với các đồng nghiệp đã kiệt quệ năng lượng của mình.
Quy tắc số 2
Tận dụng sự buồn chán
Để hiểu rõ hơn về cách nắm bắt nghệ thuật làm việc sâu, tôi khuyên bạn nên đến thăm Giáo đường Do Thái Knesses Yisroel tại Thung lũng Mùa xuân, New York, vào lúc 6 giờ sáng các ngày trong tuần. Nếu tới đó, bạn có thể thấy ít nhất 20 chiếc xe ô tô trong bãi đỗ xe. Bên trong, bạn sẽ gặp vài chục thành viên hội thánh đang nghiền ngẫm các câu từ – một số người có thể đang đọc thầm, nhẩm theo ngôn ngữ cổ, trong khi những người khác đang cùng nhau tranh luận. Ở một đầu căn phòng, một giáo sĩ Do Thái sẽ dẫn đầu một nhóm lớn hơn thảo luận. Nhóm người đang quây quần ở Thung lũng Mùa xuân vào sáng sớm này chỉ chiếm một phần nhỏ trong số hàng trăm nghìn người Do Thái chính thống thức dậy vào sáng sớm hôm đó, như họ vẫn làm hằng sáng các ngày trong tuần, để thực hiện giáo lý trung tâm trong đức tin của mình: Dành thời gian mỗi ngày để nghiên cứu các truyền thống phức tạp đã được lưu lại của Do Thái giáo dòng Rabbinic.
Tôi đã được nghe Adam Marlin giới thiệu về cộng đồng này, anh là một thành viên của hội thánh Knesses Yisroel và là một trong những người thường xuyên có mặt trong nhóm nghiên cứu buổi sáng. Theo Marlin, anh đặt ra mục tiêu mỗi ngày phải giải mã được một trang Talmud[36] (dù thỉnh thoảng anh không làm được như vậy). Marlin thường làm việc với một chevruta (đối tác nghiên cứu) để thúc đẩy sự hiểu biết đi tới giới hạn nhận thức.
Điều tôi quan tâm ở Marlin không phải là kiến thức của anh về những văn bản cổ đại, mà là cách nỗ lực để thấu đạt được nguồn kiến thức này. Khi được phỏng vấn, anh đã nhấn mạnh cường độ tinh thần của nghi thức buổi sáng. Anh giải thích: “Đó là quá trình rèn luyện khắc nghiệt và nghiêm túc, chủ yếu là ‘làm việc sâu’ [thứ bạn ghi lại]. Điều hành một doanh nghiệp đang trên đà phát triển cũng không tốn công tốn sức bằng việc này.” Không chỉ thấy căng thẳng, Marlin còn thấy khó hòa nhập với thói quen này. Một giáo sĩ từng giải thích với anh: “Con không thể tự cho rằng mình đã hoàn thành công việc hằng ngày trừ khi con cố hết sức để đạt được năng lực trí tuệ cao nhất.”
Không giống nhiều người Do Thái chính thống khác, Marlin đến với đức tin khá muộn, mãi đến khi 20 tuổi anh mới bắt đầu quá trình nghiêm túc nghiên cứu sách Talmud. Câu chuyện nhỏ này là minh chứng hữu ích cho thấy mục đích của chúng ta, bởi nó cho phép Marlin có một sự so sánh trước-sau rõ ràng liên quan đến tác động của quá trình rèn luyện tinh thần – kết quả thu được khiến anh phải ngạc nhiên. Dù Marlin nhận được sự giáo dục rất tốt trước khi bắt đầu rèn luyện – anh có trong tay ba tấm bằng Ivy League[37] khác nhau – anh vẫn thấy ngạc nhiên khi gặp các đồng tu chỉ học ở các trường dòng nhỏ nhưng vẫn có thể “đàm đạo cùng giới trí thức” xung quanh mình. “Nhiều người trong số họ rất thành công [trong sự nghiệp],” anh giải thích, “không có ngôi trường tuyệt vời nào giúp họ nâng tầm trí tuệ; mà rõ ràng đó là nhờ họ đã nghiên cứu mỗi ngày từ khi mới chỉ học lớp năm.”
Sau một thời gian, Marlin bắt đầu nhận thấy những thay đổi tích cực trong khả năng tư duy sâu của mình. Anh nói: “Gần đây, tôi đã có nhiều cảm hứng sáng tạo hơn trong kinh doanh. Tôi tin rằng việc này liên quan đến thói quen rèn luyện trí tuệ hằng ngày. Sự tập trung liên tục này đã hình thành nên cơ bắp trí tuệ của tôi trong suốt nhiều năm. Đây không phải là mục tiêu khi tôi bắt đầu mà là thành quả.”
Trải nghiệm của Adam Marlin đã nhấn mạnh một thực tế quan trọng về làm việc sâu: Khả năng tập trung mạnh mẽ là một loại kỹ năng cần được rèn luyện. Ý tưởng này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng nó lại đại diện cho hiểu biết ban đầu của hầu hết mọi người về những vấn đề như vậy. Theo kinh nghiệm của tôi, để biến sự tập trung không bị phân tán thành một thói quen thì rất dễ, điều mà bạn hoàn toàn biết cách làm và hiểu rằng nó rất tốt cho mình, nhưng lại thường quên mất do thiếu động lực thực hiện. Quá trình thiết lập tư duy này rất hấp dẫn, bởi nó ngụ ý rằng bạn có thể biến công việc thường bị phân tâm thành công việc tập trung cả đêm nếu có đủ động cơ. Tuy nhiên, nhận thức này lại không đề cập tới khó khăn trong việc tập trung và thời gian rèn luyện cần thiết để tăng cường “cơ bắp trí tuệ” của bạn. Nói cách khác, những hiểu biết sáng tạo mà Adam Marlin đang trải nghiệm trong công việc không liên quan nhiều đến quyết định tư duy sâu hơn trước đó, mà liên quan đến cam kết rèn luyện khả năng này vào mỗi sáng.
